Ställ in villkor för e-postutskick

Observera att sändningsvillkoren ställs in för alla e-postmallar i den aktuella gruppen. Observera att mailmotorn fungerar optimalt när du endast har 1 mailtrigger konfigurerad per e-postmallgrupp. Du kan konfigurera flera, men vår interna logik kring detta är extremt komplicerad, vilket gör att felsökning av problem med denna typ av konfiguration nästan alltid leder till en lösning där man minskar till 1 mailtrigger per mallgrupp.

1. Utskickstrigger 
Här kan du ange grunden för när dina e-postmeddelanden ska skickas.

• Välj 'New trigger & time'.
   
• Ge triggern ett namn och en tid för den aktuella e-postgruppen.
   
• Vid "Cost Center" anger du om du vill skicka e-postmeddelandet för alla försändelser eller för ett specifikt kostnadsställe.
   
• Vid "Service Level Time" och "Service Level Other" anger du om du vill skicka e-postmeddelandet för alla försändelser eller för en specifik SLT eller SLO.
  
  Tänk till exempel på en servicenivå såsom 18+ med legitimation. Mottagaren kan då påminnas igen via e-post om att en vuxen med legitimation måste kvittera. Eller att ett specifikt e-postmeddelande skickas ut för en upphämtningsorder: detta gör att du enkelt och automatiskt kan informera mottagaren via e-post om att ordern är klar för upphämtning. 
  
• Vid "Recipient" anger du vem som ska ta emot e-postmeddelandet: Sender, Receiver, Invoice eller Third Party. E-postadressen som du angav när du bokade försändelsen kontrolleras automatiskt.
   
• Vid "Shipment Status" anger du vid vilken status för försändelsen som e-postmeddelandet ska skickas. Detta kan baseras på transportörsstatusar eller på Transsmart-statusar.
  • Transportörsstatusar: den status som vi får tillbaka från transportören. Detta hittar du i din försändelseöversikt: visa försändelser som är på TRNS och klicka på 'i' för att se statuskoden från din transportör.
    
    Obs; endast när du använder en schemalagd sändningstid kan du skicka försändelser baserat på transportörens status.

• Tillgängliga Transsmart-statusar: BOOK, NEW, LABL, MANI, ACCEP, TRNS, DONE.
  
  Obs: för bästa resultat ska du konfigurera antingen BOOK eller LABL eftersom det är statusar som varje försändelse alltid får från vår plattform. Online carriercodes kommer aldrig att trigga status MANI och de andra 3 statuskoderna är beroende av att statusfeedbackprocessen fungerar korrekt för din transportör. 

2. Sändningstid
Ditt e-postmeddelande inaktiveras automatiskt när du skapar en ny sändningstid. För att aktivera ditt e-postmeddelande har du två alternativ för utskick: direkt eller schemalagt.

• Välj direkt eller schemalagt.
  
  Direkt: så snart försändelsen uppfyller de nödvändiga triggerna skickas e-postmeddelandet. Var 5–10 minut kontrollerar vårt system dina försändelser efter triggerar. I detta fall kan din kund få ett e-postmeddelande med till exempel en Track & Trace URL som ännu inte visar något resultat. Om du vill undvika detta så mycket som möjligt, välj schemalagd sändning.
  
  Schemalagt: här väljer du en specifik dag (eller flera dagar eller alla dagar) och ett tidsfönster för att skicka ut e-postmeddelandena. Under de 30 minuterna i tidsfönstret skickas e-postmeddelandet för alla försändelser med rätt triggerar.
  
  Obs: att ställa in schemalagda e-postmeddelanden kräver 1 natts bearbetning i vårt system. Direkt blir aktivt så snart du sparar inställningarna.
   
• Upphämtningsdatum
  Vi tar hänsyn till försändelsens upphämtningsdatum. E-postmeddelanden skickas endast för försändelser med upphämtningsdatum idag. Om du bokar en försändelse idag för tre dagar framåt, kommer e-postmeddelandet inte att skickas idag utan på upphämtningsdatumet, alltså tre dagar senare. Om du alltid vill skicka ut e-postmeddelanden oavsett upphämtningsdatum kan du aktivera detta via 'Ignore pickup date'. När denna funktion är aktiverad kommer e-postmeddelandena att skickas så snart sändningsvillkoren är uppfyllda, oavsett försändelsens upphämtningsdatum. Exempel: försändelsen ska hämtas av transportören på måndag, och lördagen före bokas och förbereds försändelsen för leverans. Med denna funktion kan du skicka ett e-postmeddelande till kunden om att försändelsen är packad och kommer att hämtas av transportören på måndag.
• Klicka på 'Add time' för att spara dina inställningar.

Vill du skicka flera e-postmeddelanden för en och samma försändelse?

Några saker att tänka på;

1. Skapa en e-postgrupp och mall per e-postmeddelande som du vill skicka. Konfigurera 1 mailtrigger per grupp.
2. Se till att du aktiverar 'Ignore pickup date'
3. Se till att du använder sändningstiden 'Scheduled'

Endast på detta sätt kan du skicka ut flera olika e-postmallar för en försändelse.