Skapa e-postmall
1. Välj mallen du vill ändra eller välj "New template".
2. Ge den här mallen ett beskrivande namn
Till exempel "Pick up Point pick-up mail NL". Detta namn är endast synligt för dig själv.
3. Skicka e-postmeddelanden baserat på landskod eller språkkod
Alternativen i rullgardinsmenyn här beror på hur du har konfigurerat inställningen Email template i Account Settings (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Titta på den här inställningen och dess extra information under i-knappen för att förstå exakt hur inställningen fungerar. Det är mycket viktigt att välja rätt inställning utifrån hur du bokar dina försändelser. Om du konfigurerar inställningen där till Language codes kommer rullgardinsmenyn i e-postmallen endast att innehålla språkkoder och vice versa.
Om du vill skicka e-postmeddelanden baserat på landskoden i dina försändelser, lägg den landskoden i mallens namn.
Exempel: GB - Your shipment is on its way. Eller: NL - Je bestelling is onderweg.
Om din försändelse har en landskod som inte finns i dina mallar kommer vårt system automatiskt att välja GB.
4. Skicka e-postmeddelanden baserat på e-posttyp
Om du vill skicka e-postmeddelanden baserat på e-posttyp anger du rätt värde. Detta är mellan 0 och 255.
5. Avsändare av e-postmeddelandet.
Avsändaradressen kan till exempel vara noreply@yourcompany.nl eller info@yourcompany.nl. Ett annat alternativ är att inkludera företagsnamnet i avsändaradressen. Det gör du genom att skriva företagsnamnet och e-postadressen efter det mellan <>. Exempel: Company name <info@yourcompany.nl>
Detta skulle se ut så här:
Obs: dessa e-postmeddelanden skickas av Transsmart för din räkning. För att kunna skicka e-postmeddelandena måste Transsmart finnas med i SPF-posterna med include: spf.transsmart.com. Om du inte gör detta kommer e-postmeddelandena inte att komma fram eller automatiskt hamna i skräpposten.
- Inte säker på hur du redigerar SPF-posterna? Din IT-administratör kan troligen ordna det åt dig.
- Vill du kontrollera om Transsmart redan har inkluderats? Använd då till exempel verktyget mxtoolbox.
I artikeln "Increase delivery reliability of emails with SPF records" hittar du mer information.
6. BCC.
Vi rekommenderar att du som standard lägger avsändarens e-postadress (arkivbrevlåda) i BCC. På så sätt kan du vara säker på att e-postmeddelandena har skickats och vilken information de innehåller. För att lägga till flera e-postadresser i BCC anger du e-postadress 1 följt av ett kommatecken och ett mellanslag: info@company.com, info@company2.com.
7. Ämnet för e-postmeddelandet.
Du kan använda ett statiskt ämne eller ett dynamiskt ämne. Ett dynamiskt ämne innehåller till exempel ordernumret eller referensen för försändelsen.
Exempel:
- Din beställning har skickats!
- Din beställning har skickats från "company name".
- Din beställning Shipment123 har skickats (i mallkoden: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Din beställning Zending123 är klar att hämtas! (i mallkoden: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Order 123 har skickats av oss idag (i mallkoden: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
Du kan också hämta försändelsedata här för att visa dem i ämnesraden. Du måste använda en foreach-loop för att detta ska fungera. Till exempel:
#foreach($!item in $!shipments)Trace your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. Själva e-postmeddelandet: innehållet.
Det finns flera alternativ och variabelfält som du kan använda i innehållet.
-
Innehållet i ditt e-postmeddelande måste vara formaterat i HTML.
Du kan använda de aktuella versionerna av HTML och CSS.
-
Bilder måste vara offentligt tillgängliga via en URL.
Exempel http://www.company.com/image1.jpg. Det spelar ingen roll vilket format du använder. Det är inte möjligt att lagra bilder på vår server. Se till att du använder filändelsen .jpg eftersom andra filändelser kanske inte visas i Outlook/e-postklienterna hos dina kunder.
-
Inline-css bör användas.
-
Egen HTML.
Det är möjligt att använda egen HTML. Gå till editorn, klicka på de tre punkterna och välj sedan symbolen för kodvy <>. Klistra in din HTML-kod här och du är klar!
Titta på lösningen i artikeln Usage of HTML code for tables with Transsmart variables för att korrekt implementera Transsmart-försändelsevariablerna i HTML-koden.
8.1 Användning av variabelfält.
I vårt system finns det olika typer av tabeller som du kan använda. Du kan välja och infoga dem direkt från editorn i MyTranssmart.
Klicka på de tre punkterna uppe till höger för att få tillgång till fler alternativ.
Försändelseinformation: till exempel variablerna kostnadsställe, transportör, instruktioner, track&trace-url och antal kollin.
Referenser: till exempel variablerna ordernummer, din referens, projektnummer osv.
Paketinformation: t.ex. variablerna HS-kod, ursprungsland, beskrivning, antal stycken osv. Obs; endast tillgängligt för referenser på försändelsenivå.
Adresser: detta innehåller alla adressfält för avsändnings-, mottagnings-, faktura- och tredjepartsadresser.
Hälsningsfras: detta innehåller fälten kontaktperson för avsändare, mottagare, faktura och tredje part.
Viktigt är att en #foreach ($!Item in $!Shipments) och en #end krävs. Detta skapar en så kallad loop och säkerställer att informationen från försändelsen används.
Var särskilt uppmärksam på informationen från följesedelsraderna eftersom en extra loop behövs här, nämligen: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Detta behöver därför implementeras så här:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
respektive $!delnote.get('x') taggar som du vill hämta från bokningen
#end
Dessa taggar läggs automatiskt till i variablerna när du lägger till dem i din mall via knapparna i editorn. Längst ned i denna artikel hittar du alla möjliga variabler.
8.2 Track-and-trace URL bakom en bild eller text
Det har gjorts enkelt i editorn att placera track-and-trace URL bakom en bild eller viss text.
Track-and-trace URL bakom en bild:
- Lägg till bilden i ditt e-postmeddelande.
- Klicka på bilden och välj 'Insert link'.
- Klicka på förstoringsglaset högst upp och välj Track & trace URL.
- Du kan valfritt välja om URL:en ska öppnas i en separat flik.
- Klicka på Update så sparas ändringarna.
Track-and-trace URL bakom text:
- Markera texten bakom vilken du vill lägga in track-and-trace URL
- Klicka på 'Insert link' högst upp i editorn
- Klicka på förstoringsglaset högst upp och välj Track & trace URL.
- Ändra texten till den text du vill göra klickbar i e-postmeddelandet.
- Du kan valfritt välja om URL:en ska öppnas i en separat flik.
- Klicka på Update så sparas ändringarna.
8.3 Exempel på e-postmeddelande
Hej!
#foreach ($!item in $!shipments)
Din beställning med referens $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') har skickats av oss idag till:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Du kan följa statusen på din försändelse via $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Hälsningar, Company name
8.4 Ytterligare alternativ för ditt e-postmeddelande
Personlig hälsningsfras:
#foreach ($!item in $!shipments)
Kära $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Ange vilken transportör försändelsen kommer att skickas med:
#foreach ($!item in $!shipments)
Din beställning kommer att skickas med $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
#end
Försändelseinformation:
#foreach ($!item in $!shipments)
Försändelsens vikt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Antal kollin: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Denna leverans innehåller följande artiklar:
| Artikelnummer | Beskrivning | Antal |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. Testa e-postmeddelandet
Är du nöjd med ditt e-postmeddelande? Då kan du nu testa e-postmeddelandet för att se hur det kommer att skickas till kunderna.
- Spara dina ändringar
- Klicka på ‘Send a test mail’.
- Ange den e-postadress där du vill få testmeddelandet.
- Du kan lägga till en referens för en av dina försändelser så att du direkt kan se om alla variabelfält är korrekt ifyllda.
10. Duplicera mall
Är du helt nöjd med din mall? Du kan duplicera den så att du enkelt kan återanvända den för en annan språkversion eller med data från ett av dina andra företag/varumärken.
- Klicka på "Duplicate template"
- Ge din mall ett nytt namn och spara den.
- Du kan sedan redigera denna duplicerade mall efter önskemål.
11. Alla tillgängliga variabler
Nedan finns variabelfälten grupperade per kategori:
Försändelseinformation
#foreach($!item in $!shipments)
Viktens måttenhet: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Försändelsens vikt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Försändelsens värde: $!item.shipment.get('shr_value')
Valuta: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track en trace URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Begärd leveranstid till: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Begärd leveranstid: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Begärt leveransdatum: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Upphämtningstid till: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Upphämtningstid: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Upphämtningsdatum: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Flakmeter försändelse: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Beräknade flakmeter: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Instruktion: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Beskrivning: $!item.shipment.get('shr_descr')
Transportörens namn: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Antal kollin: $!item.shipment.get('shr_colli')
Kostnadsställe: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Referenser
#foreach($!item in $!shipments)
Din referens: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Försändelsereferens: $!item.shipment.get('shr_reference')
Serviceställe: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Rutt-ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Projekt: $!item.additional.get('PROJECT')
Övrigt: $!item.additional.get('OTHER')
Ordernummer: $!item.additional.get('ORDER')
Plats: $!item.additional.get('LOCATION')
Ingenjör: $!item.additional.get('ENGINEER')
Förar-ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Följesedel: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Leverans-ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Kundordernummer: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Konsolideringsreferens: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agentreferens: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Faktura: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Följesedelsinformation
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Mängdens måttenhet: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Valuta för mängdpris: $!delnote.get('dnl_currency')
Mängdpris: $!delnote.get('dnl_price')
Beställd mängd: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Restorderkvantitet: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Mängd: $!delnote.get('dnl_quantity')
Beskrivning: $!delnote.get('dnl_description')
Ursprungsland: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Artikelns serienummer: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Artikel-ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
Artikelns HS-kod: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Adresser
#foreach($!item in $!shipments)
Postnummer för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Gata 3 för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Gata 2 för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Gata och husnummer för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Namn för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Land för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Kontakt för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Stad för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Avsändaradressens postnummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Avsändaradressens gata 3: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Avsändaradressens gata 2: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Avsändaradressens gata och husnummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Avsändaradressens namn: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Avsändaradressens land: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Avsändaradressens kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Avsändaradressens stad: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Mottagaradressens postnummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Mottagaradressens gata 3: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Mottagaradressens gata 2: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Mottagaradressens gata och husnummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Mottagaradressens namn: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Mottagaradressens land: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Mottagaradressens kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Mottagaradressens stad: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Fakturaadressens postnummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Fakturaadressens gata 3: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Fakturaadressens gata 2: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Fakturaadressens gata och husnummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Fakturaadressens namn: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Fakturaadressens land: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Fakturaadressens kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Fakturaadressens stad: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Hälsningsfras
#foreach($!item in $!shipments)
Kontakt för tredje part-adress: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Avsändaradressens kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Mottagaradressens kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Fakturaadressens kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end