Det finns tre sätt att boka en ny sändning:

• Via new shipment
• Via import shipments
• Genom att kopiera en befintlig sändning

 

Här förklarar vi hur du manuellt kan boka en ny sändning. Visa de andra lösningarna för att se de övriga alternativen. 

 

Boka en enskild sändning

Gå till manage shipments och klicka sedan på new shipment. Du kommer då till shipment details. Denna vy är uppdelad i tre delar:

• Addresses: delen med avsändar- och mottagaradresser. Vid behov kan du även fylla i faktura- och/eller tredje parts-adresser. 
• Packages: den sändningsspecifika informationen, möjlighet till följesedelsrader och information om farligt gods. 
• Shipping: allmän information för leveransdetaljer och ytterligare uppgifter. Och vid behov Shipping information för leveransdetaljer och ytterligare referenser. 

 

 

 

1 Addresses

1.1 Sender

• I dessa adressuppgifter anges detaljerna för avsändaren eller upphämtningsadressen.
• Denna adress kommer att användas som avsändare av sändningen. När din adress är konfigurerad i 'Manage Account' kommer denna adress att fyllas i automatiskt. 

 

1.2 Receiver

• I det här segmentet anges uppgifterna för avsändaren eller upphämtningsadressen.
• När du använder en adressbok kan du skriva de första bokstäverna i en adress från din adressbok i fältet 'Address Book', då får du möjlighet att välja från din adressbok och uppgifterna läggs till automatiskt.
• I kontaktperson anges kontaktuppgifterna till mottagaren. Dessa är särskilt viktiga (ibland till och med obligatoriska) för expressförsändelser där transportören kräver ett namn, telefonnummer och/eller e‑postadress för leveranskommunikationen.

 

Om du vill skicka denna försändelse till ett utlämningsställe kan du välja en plats i det här segmentet. Fyll först i mottagaruppgifterna för konsumenten och klicka sedan på 'Select pickup point' så laddas kartan med platser. 

Välj en plats och välj 'Add Pickup point'. Adressen för den valda platsen fylls då automatiskt i mottagaradressen och konsumentens uppgifter förs automatiskt över till fakturaadressen. 

 

 

 

1.3 Invoice and Third Party

• Du har också möjlighet att lägga till en fakturaadress (INVC, invoice) eller uppgifter från en tredje part (3PTY, 3rd party). Under segmentet Invoice kan du ange uppgifterna för den person som varorna ska faktureras till. Denna information är viktig till exempel vid dropshipments där en grossist (avsändare) skickar varor direkt på uppdrag av kunden (invoice) till slutkunden (mottagare). För detta alternativ väljer du INVC eller 3PTY och klickar på add address. En ny flik visas nu som du måste fylla i.

 

2 Packages

2.1 Packages

Innan du kan göra en bokning måste du fylla i antalet kollin. När du konfigurerade ditt konto via Manage Account är ett kolli redan förifyllt som standard. Ikonerna bredvid kolliraderna kan användas för att redigera eller ta bort dem.

Använd knappen Add Package för att lägga till ett kolli.

 

2.2 Delivery Note

Delivery note-information är valfri och kan användas för papperslösa faktureringsprocesser utanför Europeiska unionen, där fraktinformation måste överföras till tullen via transportören. Denna information kan registreras med hjälp av en eller flera följesedelsrader.

Denna information är ytterst kritisk för transporten och bör anges i nära samråd med transportören. Transsmart tar inget ansvar för riktigheten i de uppgifter du har angett.

Klicka på add information för att lägga till en ny rad.

 

2.3 Dangerous Goods

Om du skickar farligt gods kan du använda segmentet Dangerous Goods för att registrera uppgifterna för ADR-produkterna. Du kan lägga till flera produkter i ett kolli så att transportören vet exakt vilka farliga ämnen som finns i vilket kolli och med vilken kvantitet.

Denna information är ytterst kritisk för transport av farliga ämnen och måste anges i nära samråd med transportören. Transsmart tar inget ansvar för riktigheten i de uppgifter du har angett.

Genom att trycka på knappen add information kan du lägga till en eller flera rader. Du kan välja om du vill lägga till detta på sändningsnivå eller på kollinivå.

 

 

3 Shipping

3.1 General

I detta segment anges de allmänna sändningsuppgifterna utifrån konfigurationen och/eller önskade detaljer.

Field	Meaning
Reference	Din unika referens för försändelsen.
Booking Profile	När du konfigurerade Manage Account fanns det förinställda bokningsprofiler som du kan välja mellan. Standardvärdet kommer att vara förifyllt.
Run Carrier Selection	När transportpriser har registrerats i Transsmart kan knappen run carrier selection användas för att visa de transporttjänster som är tillgängliga för den försändelse du har angett och till vilken kostnad. Baserat på detta väljer du transporttjänsterna. Genom att klicka på select kan du ändra ditt val av transportör och/eller servicenivå (servicenivå tid/övrigt).
Carrier	Den transportör som du vill skicka försändelsen med. Standardvärdet kommer att vara förifyllt.
Service Level Time	Den önskade servicenivån hos transportören. Standardvärdet kommer att vara förifyllt.
Service Level Time Other	Välj den ytterligare alternativet för servicenivå hos transportören, om tillgängligt och önskat. (till exempel ADR, lördagsleverans, postförskott). Standardvärdet kommer att vara förifyllt.
Pick-Up Date	Önskat upphämtningsdatum.* Standardvärdet kommer att vara dagens datum.
Pick-Up Time

From/To

Önskad upphämtningstid from/to.*

Cost Center Det kostnadsställe du vill boka på.  Incoterm Incoterms anger en exakt fördelning av säljarens och köparens skyldigheter i (internationella) transportavtal. Detta har avtalats i ditt transportkontrakt. Payment terms Här kan du lägga till betalningsvillkor, dessa kommer att åsidosätta Incoterms.  Mail Type Här kan du ange vilka e-postmeddelanden som kan skickas till mottagaren, om detta är konfigurerat för dig. Standardalternativet kommer att förifyllas. Language Här kan du fylla i mottagarens språkkod. Baserat på detta språk skickas track-and-trace-mejlet.* Instruction Instruktioner till transportören.*

* Varning! Inte alla transportörer använder denna information.

 

 

 

3.2 Fraktinformation

I detta segment kan mer information om denna försändelse anges

 

Shipping Details

Shipment Value	Värdet av innehållet i försändelsen.
Shipment Weight	Vikten av innehållet i försändelsen.
Shipment Weight Calculated	Den beräknade vikten av innehållet i försändelsen.
Load Meters	Lastmeter för försändelsen.
Load Meters Calculated	De beräknade lastmetrarna för försändelsen.
Shipment Value	Värdet av innehållet i försändelsen.
Service Type	Angivelsen om det gäller en försändelse med dokument.
Description	description för innehållet i försändelsen.

* Varning! Inte alla transportörer använder denna information.

 

 

Monetary Values

Här kan du lägga till monetära värden på sändnings- eller kollinivå. De kan specificeras på varor, tull, försäkring, postförskott (COD), frakt, skatter, tullavgifter eller spotpris och läggas till med ett värde och en valuta.

 

Additional Reference

Varje sändning kan förses med en eller flera ytterligare referenser. Dessa referenser finns i segmentet Shipping Information på höger sida. I överenskommelse med Transsmart kan dessa referenser skrivas ut på etiketten och/eller användas i e-postaviseringen.

 

 

4. Åtgärdsknappar

Du är nu klar med att ange sändningsdata och kan använda följande åtgärdsknappar:

• Save as Concept: spara denna sändning för att fortsätta senare. Sändningen kommer inte att skickas till transportören, den kommer att vara synlig i dashboard med status NONE.
• Book: sändningen registreras i Transsmart-plattformen. Statusen ändras till NEW eller BOOK. För vissa transportörer skickas nu även hämtbegäran.
• Book & print: sändningen bokas hos transportören och etiketten skrivs ut automatiskt. Statusen för sändningen ändras nu till LABL.
• Cancel: om du inte vill boka eller spara sändningen, välj Cancel. Sändningen kommer inte att skapas.