1. Introduksjon
Dette kapittelet gir en oversikt over dokumentet og introduserer deg for ShipIT-tillegget for Microsoft Dynamics NAV.
1.1 Om ShipIT
ShipIT er et tillegg for Microsoft Dynamics NAV som tilbyr én enkel løsning for å håndtere transportører over hele verden. For dine transportordrer kan du velge transportører som DHL, UPS, FEDEX, TNT, PostNL, for å nevne noen få. Hver av dem har sitt eget grensesnitt, egen måte å merke, informere og varsle på, og det er vanskelig å administrere. Derfor har idyn utviklet ShipIT, den enkle måten å administrere dine internasjonale transportordrer på direkte fra ditt Microsoft Dynamics NAV.
Enten du arbeider bare med en salgsordre eller med varelagerforsendelser, tar det bare ett klikk å gå til ShipIT. Eventuelt kan du velge din foretrukne transportør eller bla gjennom prisene og leveringstidene. Så snart din transport order er klar, klikker du bare på ‘Book & Print’ for å få den sendt. Det eneste du trenger å gjøre er å sette etiketten på esken. Track & trace-lenker og statusoppdateringer vil automatisk vises i Microsoft Dynamics NAV.
ShipIT er utviklet sammen med vår partner Transsmart, den ledende leverandøren av logistikkdata, og de fokuserer på å effektivisere kommunikasjonen mellom transportører og ERP-systemer. Transsmart opererer med hundrevis av transportørgrensesnitt, og gir idyn en sømløs måte å arbeide i Microsoft Dynamics NAV. Dette gjør det svært enkelt å bytte mellom, eller legge til nye transportører.
Funksjonaliteten til tillegget omfatter følgende nøkkelfunksjoner:
- Transportørtilkobling med nesten alle transportører over hele verden
- Velg transportør basert på beste priser og/eller leveringstider
- Sanntidstilkobling via web services
- Etikettskriving direkte fra Microsoft Dynamics NAV
- Skriv ut på hvilken som helst skriver i organisasjonen din
- Tilpassede e-postvarsler
- Sanntids statusinformasjon om forsendelser
- Sanntids sporingsinformasjon (track & trace) i Microsoft Dynamics NAV
- Fraktkontrolltjenester (freight audit)
- BI-rapportering
- Omfattende Service Level Agreements
- Tilby hentepunkter basert på kundens lokasjon
- Fraktpriser basert på innholdet i handlekurven
- Track & Trace-info direkte tilgjengelig for kunder
- Bruk Track & Trace og annen fraktinformasjon i varsler
1.2 Om dokumentet
Dette dokumentet er en brukermanual, med veiledning for oppsett av ShipIT -tillegget for Microsoft Dynamics NAV. Det inneholder spesifikke instruksjoner for konfigurering av tillegget. Veiledningen dekker også installasjonsprosedyren.
2. Hva er nytt i versjon 4.0
Hovedtemaer
- Bruk av API V2 i stedet for API V1.
Vær oppmerksom på at API V1 ikke lenger støttes.
2. Faktaboks med Transport Order-informasjon på alle kildedokumenter.
3. Forbedret Carrier Select, for å vise mulige/umulige Carrier/Service Level-kombinasjoner, datoer og priser.
4. Integrasjon av brukermanual og Online Help direkte fra applikasjonen.
5. Kryss av for Item Type, slik at varer av typen SERVICE ikke blir inkludert i Transport Order.
6. Bedre feilrepresentasjon.
7. Debug-mekanisme lagt til i produktet, slik at det blir mulig å logge alle request-/response-meldinger.
8. Utfylling av feltet Origin slik at Transsmart kan se hvilken NAV/SI-versjon som er ansvarlig for å opprette en Transport Order.
9. Ytterligere felt (Route ID, Driver ID) lagt til i Transport Order.
10. Tilgang fra Transport Order til Transsmart Portal-oversikten, ikke bare selve Shipment .
11. Forbedret håndtering av Transport Orders i tilfelle feil, for eksempel muligheten til å re-booke en eksisterende
Transport Order etter at feilen er rettet.
Det vanlige vedlikeholdet
- Implementering av alle eksisterende hot fixes fra alle SI3.X.X-versjoner
- Flere smårettinger (feil eller manglende bildetekster osv.)
Dokumentasjon
- Ny manual lagt til produktet. Også tilgjengelig fra NAV -tillegget.
- Du ser på den akkurat nå! :) Tilbakemeldinger er velkomne!
3. Hvordan oppgradere til ShipIT V4
Oppgrader ShipIT NAV-add-on fra 3.00 til 4.00:
- Oppgrader applikasjonen
- Oppdater Transsmart tjeneste-URL-er https://xyz.api.transwise.eu til https://acceptapi.transsmart.com or https://api.transsmart.com for produksjonsmiljøet.
- Angi legitimasjonen din
- Oppdater Master Data via menyen – dette henter alle (nye) Master Data fra Transsmart
- Kontroller/oppdater mapping av NAV data til nye Transsmart Master Data.
Etikettskriving
- Avinstaller gjeldende QZ print-verktøy.
- Installer den nyeste Smart Print-klienten i henhold til følgende veiledning: Installing the SmartPrint Client
- Konfigurer skriverbaner og -navn i MyTranssmart-portalen ved å bruke e-post- og passordlegitimasjonen din.
4. Installasjon og oppsett
Dette kapittelet gir veiledning om installasjon og oppsett av ShipIT -tillegget.
4.1 Installasjon
Før du starter ShipIT oppsettet i et Microsoft Dynamics NAV-miljø, må det innhentes en Transsmart -konto for å kunne kommunisere med Transsmart webservices for Transport order-prosessering. Mer informasjon på www.nshift.com eller via vår support på denne lenken. I tillegg må ShipIT -modulene være tilgjengelige i din Microsoft Dynamics NAV-lisens.
4.1.1 Installere komponenter
Kopier de nødvendige ddl-filene til mappen \Add-ins\TranssmartV2\ i NAV service-mappen på NAV service tier-maskinen(e). Hvis du kjører flere service tiers, må du gjenta denne oppgaven for alle service tiers.
Figur 2-1: ShipIT og Transsmart installasjonskomponenter
Disse komponentene leveres sammen med objektene.
4.1.2 Importere eller merge NAV-objekter
Bruk FOB-filen som tilsvarer din målversjon av NAV , og importer eller merge objekter der dette er aktuelt.
Figur 2-2: Identifisere NAV-målversjon
Figur 2-3: Importer eller flett NAV-objekter
Kompiler alle objekter på nytt, inkludert alle MenuSuite-objekter, og start Dynamics NAV-klienten på nytt.
4.2 Oppgradering av tidligere versjoner
Hvis du oppgraderer en eldre versjon av ShipIT er det viktig å fjerne de gamle komponentene først. Finn følgende filer i NAV-tjenestemappen og slett dem. Du kan finne disse filene under: C:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\90\Service eller C:\Program Files\Microsoft DynamicsNAV\100\Service.
4.3 Oppsett
Oppsettmenyen for ShipIT-tillegget viser en rekke seksjoner som muliggjør svært fleksible konfigurasjonsmuligheter både i Microsoft Dynamics NAV og med Transsmart. Dette kapitlet beskriver generell ShipIT-oppsett, brukeroppsett, samt hvordan du konfigurerer koblinger (mappings) for speditør, forsendelsesmetode, valuta og land eller region. Dette kapitlet beskriver også Transsmart-spesifikke settings som brukes av ShipIT-applikasjonen.
4.3.1. Administrasjonsoppsett
For å åpne Administration Setup, gå i Microsoft Dynamics NAV til Departments > ShipIT > Setup. Oppsettmenyen viser følgende elementer:
Figur 2-4: ShipIT oppsettmenyelementer
4.3.2 ShipIT brukerkonfigurasjon
Velg ShipIT User Setup og registrer alle relevante Dynamics NAV-brukere og deres respektive Transsmart legitimasjon.
Figur 2-5: ShipIT brukerkonfigurasjon
Alle brukere kan ha sin egen personlige konto eller dele den samme Transsmart kontoen på tvers av selskapet, avhengig av variasjonen i brukerspesifikke skriver-settings.
4.3.3 ShipIT konfigurasjon
Fra Departments > ShipIT > Setup velg ShipIT Setup og fyll inn alle nødvendige felt.
Figur 2-6: ShipIT konfigurasjon
Tabellen ShipIT Setup Fields Description nedenfor viser alle tilgjengelige felt, verdialternativer og description for bruk for siden ShipIT Setup.
Tabell 2-1: ShipIT Setup Fields Description
4.3.4 Oppdatere Transsmart masterdata
I ShipIT Setup begynner du med å angi API Base URL (i dette eksempelet en test-URL)
Figur 2-7: ShipIT Setup General FastTab Transsmart URLs
Klikk Update Master Data for å koble til Transsmart web services og laste ned alle tilgjengelige Transsmart masterdata:
Figur 2-8: ShipIT Setup Transsmart Master Data
I eksempelet nedenfor er to tilgjengelige Carrier ID’s lastet ned. I de neste stegene må disse ID-ene kobles til dine Microsoft Dynamics NAV Shipping Agents, Shipment Methods, Currencies og Country/Region-koder. I ShipIT > Setup > Transsmart Master Data klikk Carriers.
Figur 2-9: ShipIT oppsett Transsmart masterdata, transportører
Velg en linje og klikk Carrier Profiles for å vise detaljer om enkelte forsendelsesmetoder som er tilgjengelige fra denne fraktføreren, og hvilke metoder som er «kartlagt» mot din Dynamics NAV.
Figur 2-10: ShipIT oppsett Transsmart masterdata, Carrier Profiles
Et annet eksempel nedenfor viser listen over Shipment Method*s, referred as *Incoterms, som er tilgjengelige fra Transsmart:
Figur 2-11: ShipIT oppsett Transsmart masterdata, Incoterms
Neste steg er å «kartlegge» de nedlastede kodene mot dine Dynamics NAV-koder.
4.3.5 Kartlegging av Dynamics NAV-koder mot Transsmart-koder
Fra Departments > ShipIT > Setup > Administration «kartlegger» du kodene som er lastet ned fra Transsmart mot dine Dynamics NAV-koder etter eksempelet nedenfor. Minst én Dynamics NAV-kode må «kartlegges» mot en Transsmart -kode for alle oppførte emner:
- Shipping Agent-tilordninger
- Shipment Method-tilordninger
- Currency-tilordninger
- Country/Region-tilordninger
4.3.6 Shipping Agent Service-tilordninger
Gå til Shipping Agent-tilordninger og velg en linje:
Figur 2-12: ShipIT-oppsett, Shipping Agent-tilordninger
Klikk Shipping Agent Service Mappings, og legg inn verdiene som beskriver Shipping Agent Service Code, Description og Transsmart -kode som skal referere til valget ditt.
Figur 2-13: ShipIT-oppsett, Shipping Agent Service-tilordninger
I eksempelet er Dynamics NAVShipping Agent-koden DHL blitt «tilordnet» til Transsmart Carrier ID 5, med et servicenivå 1DAY.
4.3.7 Verifiser oppsettet
For å verifisere ShipIT -oppsettet går du til Departments > ShipIT > Setup > ShipIT Setup. Fra siden ShipIT Setup klikker du Verify Setup, og verifiserer oppsettet ditt ved hjelp av siden Setup Verification Result:
Figur 2-14: Verifiser ShipIT-oppsett, resultat
Kontroller at alle nødvendige felt og tabeller er konfigurert riktig. Gå tilbake for å fullføre mapping eller datasynkronisering, og kjør oppsettverifiseringen på nytt for å sikre at oppsettet fullføres vellykket. Se tabellen i kapitlet ShipIT Setup for å fullføre oppsettet av alle andre nødvendige verdier og settings for å konfigurere hvordan ShipIT skal oppføre seg i din Dynamics NAV -applikasjon.
5. Kjøre funksjonaliteten
Dette kapitlet gir en oversikt over ShipIT add-on-funksjonaliteten som er tilgjengelig i Microsoft Dynamics NAV og noen vanlige bruksområder.
5.1 Test Transport Order
Når oppsettet av ShipIT add-on er fullført, kan du teste applikasjonen og begynne å opprette Transport Orders. Gå for eksempel til Sales Orders, klikk på New og opprett en vanlig Sales Order.
Figur 3-1: Bruke ShipIT, opprette Sales Order
Sørg for å velge verdiene som er «mapppet» til Transsmart verdier i feltene Shipment Method, Shipping Agent og Agent Service, ellers vil ikke en Transport Order bli opprettet basert på denne Sales Order. Etter dette legger du inn varelinjene på din Sales Order og klikker Create Transport Order på Actions -fanen i båndet. Hvis en Transport Order er opprettet, vil du se denne dialogen som lar deg gå direkte til Transport Order .
Figur 3-2: Bruke ShipIT, varsling ved vellykket opprettet Transport Order
Klikk Yes og se den resulterende Transport Order:
Figur 3-3: Bruke ShipIT, resulterende Transport Order
Factbox-en med Transsmart detaljer viser koder som refererer til valgt Shipping Agent, Shipment Method og Shipment Service. Gå tilbake til den bokførte Sales Order og merk at Transport Order Details Factbox er fylt ut med tilgjengelig logistikkinformasjon:
Figur 3-4: Bruke ShipIT, Transport Order faktaboks på salgsordre
Transport Order er klar til å bli booket og skrevet ut!
5.2 Transportordrer
For å åpne listen Transport Orders, gå til Departments > ShipIT > Order Processing > Lists og klikk Transport Orders:
Figur 3-5: Bruke ShipIT, liste over transportordrer
Listen over tilgjengelige handlinger for Transport Orders vises på bildet nedenfor:
Figur 3-6: Bruke ShipIT, handlingsliste for transportordrer
Velg en hvilken som helst linje med Transport Order i listen og klikk View eller Edit for å åpne Transport Order-kortet.
Figur 3-7: Bruke ShipIT, Transport Order-kort, handlingsliste
Feltene på Transport Order-kortet er selvforklarende. Det er verdt å nevne at Additional References FastTab ikke finnes i NAV -databasen og er ment å gi en måte å lagre nyttig informasjon på, for eksempel Driver ID eller Route ID. Transsmart kommer til å bruke noen verdier i dette feltet for mer presise kostnadsberegninger og bedre logistikk. Listen over handlinger som er tilgjengelige på Transport Order Card er svært lik Transport Orders List og vises på bildet nedenfor:
Figur 3-8: Bruke ShipIT, Transport Orders Actions List
For automatisk å beregne mulige og tilgjengelige kombinasjoner av Shipping Agent, Shipment Method og Shipment Service, klikk Carrier Select i båndet.
Figur 3-9: Bruke ShipIT, Carrier Select List
De tilstrekkelige linjene vil bli markert med grønn farge, mens kombinasjoner som feiler vil bli markert i rødt. Transport Order-behandling støttes av brukervennlig feilhåndtering. Hvis du glemte å legge til en Shipping Agent og forsøkte å klikke Book, kan du gå tilbake, rette feilen og booke Transport Order igjen.
Figur 3-10: Bruke ShipIT, Booking Transport Order med feil
I eksemplet over angir feilen tydelig at en Shipping Agent Code må ha en verdi, og dette gjør det mye enklere å finne årsaken til en mislykket prosessering. Siden det ikke finnes rapporter i Dynamics NAV som inneholder ShipIT informasjon, er det mulig å opprette en liste over rapporter per Transport Order ved å bruke tilleggsmodulen. For å opprette listen over rapporter klikker du Reports i Transsmart -fanen på båndet.
Disse rapportene vil bli brukt (skrevet ut) på et bestemt tidspunkt under håndteringen av en Transport Order (for eksempel før eller etter booking). NAV partneren og sluttkunden bør bestemme på hvilket tidspunkt rapportene skal skrives ut. De må også ta en beslutning om å knytte et standardsett med rapporter til en Transport Order automatisk.
5.3 Transport Worksheet
Gå til Departments > ShipIT > Order Processing > Tasks og klikk Transport Worksheet. Bruk filteret for å hente kildedokumentene (for eksempel etter Shipping Agent), og opprett flere T*ransport Orders* fra linjene i kildedokumentet.
Figur 3-11: Bruke ShipIT, Transport Worksheet Processing
5.4 Arkivering av Transport Orders
Det er noen ganger nødvendig å arkivere en Transport Order, men uten å gjøre en faktisk transportbooking. Med ShipIT er det mulig å arkivere en Transport Order uten å gjøre en booking til Transsmart. For å se de arkiverte Transport Orders går du til Departments > ShipIT > Order Processing > Archive og klikker Archived Transport Orders.
Figur 3-12: Bruke ShipIT, arkivering av Transport Orders
Vedlagt følger ShipIT 4.0-dokumentet, som er en brukermanual, med veiledning til oppsett av ShipIT-tillegget for Microsoft Dynamics NAV.
Det inneholder spesifikke instruksjoner for konfigurering av tillegget. Veiledningen dekker også installasjonsprosedyren.