Angi betingelser for utsending av e-post

Merk at sendebetingelsene settes for alle e-postmaler i den aktuelle gruppen. Merk at e-postmotoren fungerer optimalt når du kun har 1 e-posttrigger konfigurert per e-postmalgruppe. Du kan konfigurere flere, men vår interne logikk for dette er svært komplisert, og feilsøking av denne typen oppsett vil nesten alltid føre til en løsning der man reduserer til 1 e-posttrigger per malgruppe.

1. Utløser for sending 
Her kan du angi grunnlaget for når e-postene dine skal sendes.

• Velg 'New trigger & time'.
   
• Gi triggeren et navn og tidspunkt for den aktuelle e-postgruppen.
   
• Under "Cost Center" angir du om e-posten skal sendes for alle forsendelser eller for et spesifikt kostnadssenter.
   
• Under "Service Level Time" og "Service Level Other" angir du om e-posten skal sendes for alle forsendelser eller for en spesifikk SLT eller SLO.
  
  Tenk for eksempel på et servicenivå som 18+ med legitimasjon. Mottakeren kan da bli påminnet via e-post om at en voksen med legitimasjon må signere. Eller at en spesifikk e-post sendes ut for en henteordre: dette gjør at du enkelt og automatisk kan informere mottakeren via e-post om at bestillingen er klar for henting. 
  
• Under "Recipient" angir du hvem som skal motta e-posten: Sender, Receiver, Invoice eller Third Party. E-postadressen som ble oppgitt ved booking av forsendelsen blir automatisk kontrollert.
   
• Under "Shipment Status" angir du ved hvilken status for forsendelsen e-posten skal sendes. Dette kan være basert på transportørstatuser eller Transsmart-statuser.
  • Transportørstatuser: statusen vi mottar fra transportøren. Denne finner du i forsendelsesoversikten: se forsendelser som er på TRNS og klikk på 'i' for å se statuskoden fra transportøren.
    
    Merk; kun når du bruker planlagt sendetid kan du sende forsendelser basert på transportørens status.

• Tilgjengelige Transsmart-statuser: BOOK, NEW, LABL, MANI, ACCEP, TRNS, DONE.
  
  Merk: for best resultat bør du konfigurere enten BOOK eller LABL, da dette er statuser som alle forsendelser alltid mottar fra plattformen. Online carriercodes vil aldri trigge status MANI, og de andre 3 statuskodene er avhengige av at status-tilbakemeldingsprosessen fungerer korrekt for transportøren din. 

2. Sendetid
E-posten din blir automatisk deaktivert når du oppretter en ny sendetid. For å aktivere e-posten har du to alternativer: direkte eller planlagt sending.

• Velg direkte eller planlagt.
  
  Direkte: så snart forsendelsen oppfyller de nødvendige triggerne, blir e-posten sendt. Hvert 5.–10. minutt sjekker systemet forsendelsene dine for triggere. I dette tilfellet kan kunden motta en e-post med for eksempel en Track & Trace URL som ennå ikke viser resultat. Hvis du vil unngå dette mest mulig, velg planlagt sending.
  
  Planlagt: her velger du en spesifikk dag (eller flere dager eller alle dager) og et tidsvindu for utsending av e-postene. I løpet av de 30 minuttene i tidsvinduet sendes e-posten for alle forsendelser med riktige triggere.
  
  Merk: oppsett av planlagte e-poster krever én natts behandling i systemet vårt. Direkte blir aktiv så snart du lagrer innstillingene.
   
• Hentedato
  Vi tar hensyn til hentedatoen for forsendelsen. E-poster sendes kun for forsendelser med hentedato i dag. Hvis du booker en forsendelse i dag for tre dager frem i tid, vil e-posten ikke bli sendt i dag, men på hentedatoen, altså tre dager senere. Hvis du alltid vil sende e-poster uavhengig av hentedato, kan du aktivere dette via 'Ignore pickup date'. Når denne funksjonen er aktivert, sendes e-postene så snart sendebetingelsene er oppfylt, uavhengig av forsendelsens hentedato. Eksempel: forsendelsen blir hentet av transportøren på mandag, og lørdagen før blir den booket og klargjort for sending. Med denne funksjonen kan du sende kunden en e-post om at forsendelsen er pakket og vil bli hentet av transportøren på mandag.
   
• Klikk på 'Add time' for å lagre innstillingene dine.

Vil du sende flere e-poster for én og samme forsendelse?

Noen punkter å være oppmerksom på;

1. Opprett en e-postgruppe og mal per e-post du ønsker å sende. Konfigurer 1 e-posttrigger per gruppe.
2. Sørg for at du aktiverer 'Ignore pickup date'
3. Sørg for at du bruker sendetiden 'Scheduled'

Kun på denne måten kan du sende flere ulike e-postmaler for én forsendelse.