Opprett e-postmal
1. Velg malen du vil endre, eller velg "New template".
2. Gi denne malen et beskrivende navn
For eksempel "Pick up Point pick-up mail NL". Dette navnet er kun synlig for deg.
3. Send e-poster basert på landskode eller språkkode
Valgene i denne nedtrekkslisten avhenger av konfigurasjonen av Email template-innstillingen i Account Settings (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Vennligst se denne innstillingen og tilleggsinformasjonen under i-knappen for å forstå nøyaktig hvordan den fungerer. Det er svært viktig å velge riktig innstilling basert på hvordan du booker forsendelsene dine. Hvis du konfigurerer innstillingen til Language codes, vil nedtrekkslisten i e-postmalen kun inneholde språkkoder og omvendt.
Hvis du vil sende e-poster basert på landskoden i forsendelsene dine, plasser denne landskoden i navnet på malen.
Eksempel: GB - Your shipment is on its way. Eller: NL - Je bestelling is onderweg.
Hvis forsendelsen din har en landskode som ikke finnes i malene dine, vil systemet automatisk velge GB.
4. Sende e-poster basert på e-posttype
Hvis du vil sende e-poster basert på e-posttype, sett riktig verdi. Denne er mellom 0 og 255.
5. Avsender av e-posten.
Avsenderadressen kan for eksempel være noreply@yourcompany.nl eller info@yourcompany.nl. Et annet alternativ er å inkludere firmanavnet i avsenderadressen. Dette gjør du ved å skrive firmanavnet og e-postadressen etter det mellom <>. Eksempel: Company name <info@yourcompany.nl>
Dette vil se slik ut:
Merk: disse e-postene sendes av Transsmart på dine vegne. For å kunne sende e-postene må Transsmart være inkludert i SPF-postene med include: spf.transsmart.com. Hvis du ikke gjør dette, vil e-postene ikke bli levert eller havne i søppelpost.
- Usikker på hvordan du redigerer SPF-poster? IT-administratoren din kan sannsynligvis hjelpe deg med dette.
- Vil du sjekke om Transsmart allerede er inkludert? Bruk for eksempel verktøyet mxtoolbox.
I artikkelen "Increase delivery reliability of emails with SPF records" finner du mer informasjon.
6. BCC.
Vi anbefaler at du legger avsenderens e-postadresse (arkivpostboks) i BCC som standard. På denne måten kan du være sikker på at e-postene er sendt og hvilken informasjon de inneholder. For å legge til flere e-postadresser i BCC, skriv e-postadresse 1 etterfulgt av et komma og et mellomrom: info@company.com, info@company2.com.
7. Emnet for e-posten.
Du kan bruke et statisk emne eller et dynamisk emne. Et dynamisk emne inneholder for eksempel ordrenummeret eller referansen til forsendelsen.
Eksempel:
- Bestillingen din er sendt!
- Bestillingen din er sendt fra "company name".
- Bestillingen din Shipment123 er sendt (i mal-koden: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Bestillingen din Zending123 er klar for henting! (i mal-koden: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Bestilling 123 er sendt av oss i dag (i mal-koden: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
Du kan også hente forsendelsesdata her for å vise dem i emnet. Du må bruke en foreach-løkke for at dette skal fungere. For eksempel:
#foreach($!item in $!shipments)Trace your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. Selve e-posten: innholdet.
Det finnes flere alternativer og variabelfelt som du kan bruke i innholdet.
-
Innholdet i e-posten må være formatert i HTML.
Du kan bruke gjeldende versjoner av HTML og CSS.
-
Bilder må være offentlig tilgjengelige via en URL.
Eksempel http://www.company.com/image1.jpg. Det spiller ingen rolle hvilket format du bruker. Det er ikke mulig å lagre bilder på serveren vår. Sørg for at du bruker .jpg-endelse, da andre filtyper kanskje ikke vises i Outlook/e-postklientene til kundene dine.
-
Inline-css bør brukes.
-
Egen HTML.
Det er mulig å bruke egen HTML. Gå til editoren, klikk på de tre prikkene og velg <> kodevisning. Lim inn HTML-koden din her, og du er ferdig!
Se løsningen i artikkelen Bruk av HTML-kode for tabeller med Transsmart‑variabler for å implementere Transsmart-forsendelsesvariablene riktig i HTML-koden.
8.1 Bruk av variabelfelt.
I systemet vårt finnes det ulike typer tabeller som du kan bruke. Du kan velge og sette dem inn direkte fra editoren i MyTranssmart.
Klikk på de tre prikkene øverst til høyre for å få tilgang til flere alternativer.
Forsendelsesinformasjon: for eksempel variablene kostnadssenter, transportør, instruksjoner, track&trace-url og antall kolli.
Referanser: for eksempel variablene ordrenummer, din referanse, prosjektnummer osv.
Pakkedata: f.eks. variablene HS-kode, opprinnelsesland, beskrivelse, antall enheter osv. Merk; kun tilgjengelig på referansenivå for forsendelser.
Adresser: dette inneholder alle adressefeltene for avsender, mottaker, faktura og tredjepartsadresser.
Hilsen: dette inneholder feltene kontaktperson for avsender, mottaker, faktura og tredjepart.
Viktig: en #foreach ($!Item in $!Shipments) og en #end er påkrevd. Dette oppretter en såkalt løkke og sikrer at informasjonen fra forsendelsen brukes.
Vær spesielt oppmerksom på informasjonen fra følgeseddellinjene, fordi det trengs en ekstra løkke her, nemlig: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Dette må implementeres slik:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
de tilsvarende $!delnote.get('x') taggene du vil hente fra bookingen
#end
Disse taggene legges automatisk til variablene når du legger dem til i malen via knappene i editoren. Nederst i denne artikkelen finner du alle mulige variabler.
8.2 Track-and-trace URL bak et bilde eller tekst
Det er gjort enkelt i editoren å plassere track-and-trace URL bak et bilde eller en bestemt tekst.
Track-and-trace URL bak et bilde:
- Legg til bildet i e-posten din.
- Klikk på bildet og velg 'Insert link'.
- Klikk på forstørrelsesglasset øverst og velg Track & trace URL.
- Valgfritt kan du velge om URL-en skal åpnes i en egen fane.
- Klikk Update og endringene lagres.
Track-and-trace URL bak tekst:
- Velg teksten du vil legge track-and-trace URL bak
- Klikk på 'Insert link' øverst i editoren
- Klikk på forstørrelsesglasset øverst og velg Track & trace URL.
- Endre teksten du vil gjøre klikkbar i e-posten.
- Valgfritt kan du velge om URL-en skal åpnes i en egen fane.
- Klikk på Update og endringene lagres.
8.3 Eksempel på e-post
Hei!
#foreach ($!item in $!shipments)
Bestillingen din med referanse $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') er sendt av oss i dag til:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Du kan spore statusen på forsendelsen din via $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Hilsen, Company name
8.4 Flere alternativer for e-posten din
Personlig hilsen:
#foreach ($!item in $!shipments)
Kjære $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Angi hvilken transportør som skal levere forsendelsen:
#foreach ($!item in $!shipments)
Bestillingen din vil bli sendt med $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
#end
Forsendelsesinformasjon:
#foreach ($!item in $!shipments)
Forsendelsesvekt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Antall kolli: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Denne leveransen inneholder følgende varer:
| Artikkelnummer | Beskrivelse | Antall |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. Teste e-posten
Er e-posten din tilfredsstillende? Da kan du nå teste e-posten for å se hvordan den sendes til kundene.
- Lagre endringene dine
- Klikk ‘Send a test mail’.
- Skriv inn e-postadressen du vil motta testmailen på.
- Du kan legge til en referanse fra en av forsendelsene dine, slik at du umiddelbart ser om alle variabelfeltene fylles riktig ut.
10. Dupliser mal
Er du helt fornøyd med malen din? Du kan duplisere den slik at du enkelt kan gjenbruke den for en annen språkversjon eller med data fra et av dine andre selskaper/merker.
- Klikk "Duplicate template"
- Gi malen et nytt navn og lagre den.
- Deretter kan du redigere den dupliserte malen etter ønske.
11. Alle tilgjengelige variabler
Nedenfor er variabelfeltene gruppert per kategori:
Forsendelsesinformasjon
#foreach($!item in $!shipments)
Måleenhet for vekt: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Forsendelsesvekt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Forsendelsesverdi: $!item.shipment.get('shr_value')
Valuta: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track en trace URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Ønsket leveringstid til: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Ønsket leveringstid: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Ønsket leveringsdato: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Hentetid til: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Hentetid: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Hentedato: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Lademeter forsendelse: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Beregnet lademeter: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Instruksjon: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Beskrivelse: $!item.shipment.get('shr_descr')
Transportørnavn: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Antall kolli: $!item.shipment.get('shr_colli')
Kostnadssenter: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Referanser
#foreach($!item in $!shipments)
Din referanse: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Forsendelsesreferanse: $!item.shipment.get('shr_reference')
Servicepunkt: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Rute-ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Prosjekt: $!item.additional.get('PROJECT')
Annet: $!item.additional.get('OTHER')
Ordrenummer: $!item.additional.get('ORDER')
Lokasjon: $!item.additional.get('LOCATION')
Ingeniør: $!item.additional.get('ENGINEER')
Sjåfør-ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Følgeseddel: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Leverings-ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Kundeordrenummer: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Konsolideringsreferanse: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agentreferanse: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Faktura: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Følgeseddelinformasjon
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Antall enhet: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Valuta for pris: $!delnote.get('dnl_currency')
Pris: $!delnote.get('dnl_price')
Bestilt antall: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Restordre antall: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Antall: $!delnote.get('dnl_quantity')
Beskrivelse: $!delnote.get('dnl_description')
Opprinnelsesland: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Artikkel serienummer: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Artikkel-ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
Artikkel HS-kode: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Adresser
#foreach($!item in $!shipments)
Tredjeparts postnummer: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Tredjeparts gate 3: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Tredjeparts gate 2: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Tredjeparts gate og nummer: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Tredjeparts navn: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Tredjeparts land: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Tredjeparts kontakt: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Tredjeparts by: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Avsenders postnummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Avsenders gate 3: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Avsenders gate 2: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Avsenders gate og nummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Avsenders navn: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Avsenders land: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Avsenders kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Avsenders by: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Mottakers postnummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Mottakers gate 3: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Mottakers gate 2: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Mottakers gate og nummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Mottakers navn: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Mottakers land: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Mottakers kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Mottakers by: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Faktura postnummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Faktura gate 3: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Faktura gate 2: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Faktura gate og nummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Faktura navn: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Faktura land: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Faktura kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Faktura by: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Hilsen
#foreach($!item in $!shipments)
Tredjeparts kontakt: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Avsenders kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Mottakers kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Faktura kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end