Det finnes tre måter å booke en ny forsendelse på:

• Via new shipment
• Via import shipments
• Via kopiering av en eksisterende forsendelse

 

Her forklarer vi hvordan du kan booke en ny forsendelse manuelt. Se de andre løsningene for å se de andre alternativene. 

 

Booking av enkeltforsendelse

Gå til manage shipments og klikk deretter new shipment. Du blir tatt til shipment details. Dette skjermbildet er delt inn i tre seksjoner:

• Addresses: delen med avsender- og mottakeradresser. Ved behov kan du også fylle ut invoice- og/eller third party-adresser. 
• Packages: pakkespesifikk informasjon, mulighet for følgeseddellinjer og informasjon om farlig gods. 
• Shipping: generell informasjon for forsendelsesdetaljer og tilleggsdetaljer. Og ved behov Shipping information for forsendelsesdetaljer og ekstra referanser. 

 

 

 

1 Addresses

1.1 Sender

• I denne adressen legges detaljene til avsender- eller henteadressen inn.
• Denne adressen vil bli brukt som avsender av forsendelsen. Når adressen din er konfigurert i 'Manage Account' vil denne adressen bli fylt ut automatisk. 

 

1.2 Receiver

• I dette segmentet legges inn detaljene til avsender eller henteadresse.
• Når du bruker en adressebok kan du skrive inn de første bokstavene i en adresse fra adresseboken din i feltet 'Address Book', du vil da få muligheten til å velge fra adresseboken og dataene vil bli lagt til automatisk.
• I kontaktperson legges kontaktopplysningene til mottakeren inn. Disse er spesielt viktige (noen ganger til og med obligatoriske) for ekspressforsendelser der transportøren krever navn, telefonnummer og/eller e-postadresse for leveringskommunikasjon.

 

Hvis du vil sende denne forsendelsen til et hentepunkt kan du velge en lokasjon i dette segmentet. Fyll først inn mottakeropplysningene til forbrukeren og klikk deretter på 'Select pickup point', så vil kartet bli lastet med lokasjoner. 

Velg en lokasjon og velg 'Add Pickup point'. Adressen til den valgte lokasjonen vil automatisk bli fylt inn i mottakeradressen, og detaljene til forbrukeren vil automatisk bli overført til fakturaadressen. 

 

 

 

1.3 Faktura og tredjepart

• Du har også mulighet til å legge til en fakturaadresse (INVC, invoice) eller data fra en tredjepart (3PTY, 3rd party). Under segmentet Invoice kan du legge inn dataene til personen som varene skal faktureres til. Denne informasjonen er viktig for eksempel ved dropshipping, der en grossist (sender) sender varer direkte på vegne av kunden (invoice) til sluttkunden (receiver). For dette alternativet velger du INVC eller 3PTY og klikker add address. En ny fane vises nå som du må fylle ut.

 

2 Pakker

2.1 Pakker

Før du kan registrere en booking, må du fylle inn data for antall kolli. Når du har konfigurert kontoen din via Manage Account, er ett kolli allerede forhåndsutfylt som standard. Ikonene ved siden av kollilinjene kan brukes til å redigere eller slette dem.

Bruk knappen Add Package for å legge til et kolli.

 

2.2 Delivery Note

Delivery note-informasjon er valgfritt og kan brukes for papirfrie faktureringsprosesser utenfor EU, der fraktinformasjon må videreformidles til tollmyndighetene via transportøren. Denne informasjonen kan registreres ved hjelp av én eller flere følgeseddellinjer.

Denne informasjonen er svært kritisk for transporten og bør registreres i tett samråd med transportøren. Transsmart har intet ansvar for riktigheten av dataene du har registrert.

Klikk add information for å legge til en ny linje.

 

2.3 Dangerous Goods

Hvis du sender farlig gods, kan du bruke segmentet Dangerous Goods til å registrere data for ADR-produktene. Du kan legge til flere produkter på ett kolli slik at transportøren vet nøyaktig hvilke farlige stoffer som er i hvilket kolli, og med hvilken mengde.

Denne informasjonen er svært kritisk for transport av farlige stoffer og må registreres i tett samråd med transportøren. Transsmart har intet ansvar for riktigheten av dataene du har registrert.

Ved å trykke på knappen add information kan du legge til én eller flere linjer. Du kan velge om du vil legge dette til på forsendelsesnivå eller på kollinivå.

 

 

3 Shipping

3.1 General

I dette segmentet registreres generelle forsendelsesdata på grunnlag av konfigurasjonen og/eller ønskede detaljer.

Field	Meaning
Reference	Din unike referanse for forsendelsen.
Booking Profile	Når du konfigurerte Manage Account vil det være forhåndsdefinerte bookingprofiler du kan velge mellom. Standardverdien vil være forhåndsutfylt.
Run Carrier Selection	Når transportpriser er lagt inn i Transsmart, kan knappen run carrier selection brukes for å vise transporttjenestene som er tilgjengelige for forsendelsen du har registrert og til hvilken kostnad. Basert på dette velger du transporttjenestene. Ved å klikke select kan du endre valget ditt for transportør og/eller servicenivå (servicenivå tid/annet).
Carrier	Transportøren du ønsker å sende forsendelsen med. Standardverdien vil være forhåndsutfylt.
Service Level Time	Det ønskede servicenivået hos transportøren. Standardverdien vil være forhåndsutfylt.
Service Level Time Other	Velg et ekstra servicenivå hos transportøren, hvis tilgjengelig og ønsket. (for eksempel ADR, lørdagslevering, postoppkrav). Standardverdien vil være forhåndsutfylt.
Pick-Up Date	Ønsket hente-/innhentingsdato.* Standardverdien vil være dagens dato.
Pick-Up Time

From/To

Ønsket hentetidspunkt from/to.*

Cost Center Kostnadssenteret du ønsker å bokføre på.  Incoterm Incoterms gir en nøyaktig fordeling av forpliktelsene til selger og kjøper i (internasjonale) transportavtaler. Dette er avtalt i din transportkontrakt. Payment terms Her kan du legge til betalingsbetingelser, disse vil overstyre Incoterms.  Mail Type Her kan du angi hvilke e-postvarsler som kan sendes til mottakeren, dersom dette er konfigurert for deg. Standardverdien vil være forhåndsutfylt. Language Her kan du fylle inn språkkoden til mottakeren. Basert på dette språket sendes track-and-trace-e-posten.* Instruction Instruksjonene til transportøren.*

* Forsiktig! Ikke alle transportører bruker denne informasjonen.

 

 

 

3.2 Fraktinformasjon

I dette segmentet kan du oppgi flere detaljer om denne forsendelsen

 

Shipping Details

Shipment Value	Verdien av innholdet i forsendelsen.
Shipment Weight	Vekten av innholdet i forsendelsen.
Shipment Weight Calculated	Den beregnede vekten av innholdet i forsendelsen.
Load Meters	Lastemeterne for forsendelsen.
Load Meters Calculated	De beregnede lastemeterne for forsendelsen.
Shipment Value	Verdien av innholdet i forsendelsen.
Service Type	Angivelsen av om det gjelder en forsendelse med dokumenter.
Description	description for innholdet i forsendelsen.

* Forsiktig! Ikke alle transportører bruker denne informasjonen.

 

 

Monetary Values

Her kan du legge til pengeverdi på forsendelses- eller kollinivå. De kan spesifiseres på varer, toll, forsikring, postoppkrav, frakt, skatter, avgifter eller spotpris og legges til med en verdi og en valuta. 

 

Additional Reference

Hver forsendelse kan ha én eller flere tilleggsreferanser. Disse referansene finnes i segmentet Shipping Information på høyre side. I samsvar med Transsmart kan disse referansene skrives ut på etiketten og/eller brukes i e-postvarslingen.

 

 

4. Handlingsknapper

Du er nå ferdig med å registrere forsendelsesdataene og kan bruke følgende handlingsknapper:

• Save as Concept: lagre denne forsendelsen for å fortsette senere. Forsendelsen vil ikke bli sendt til transportøren, den vil være synlig i dashboard med status NONE. 
• Book: forsendelsen registreres i Transsmart-plattformen. Statusen endres til NEW eller BOOK. For noen transportører sendes også henteforespørselen nå.
• Book & print: forsendelsen bookes hos transportøren og etiketten skrives ut automatisk. Statusen til forsendelsen endres nå til LABL.
• Cancel: hvis du ikke vil booke eller lagre forsendelsen, velger du Cancel. Forsendelsen vil ikke bli opprettet.