Werken met de hoofd-subaccountstructuur, of ouder-kindstructuur, stelt je in staat om de zendingen van alle (klein)kind-accounts te bekijken. Wanneer je bent ingelogd op je ouderaccount, kun je ook de configuratie instellen voor deze (klein)kind-accounts, evenals het boeken en afdrukken van zendingen namens hen. Dit artikel legt alle functies uit.
Hiërarchisch kan de accountstructuur er als volgt uitzien (voorbeeld):
Parent (main account)
1. Child A (subaccount)
A. Grandchild A1 (sub-sub account)
2. Child B
A. Grandchild B1
B. Grandchild B2
3. Child C
4. Child D
5. Etc.
In de uitleg in het onderstaande artikel wordt gebruikgemaakt van bovenstaande terminologie; ouder-, kind- en kleinkind-accounts.
Hoe de ouder-kindstructuur werkt
Wanneer je bent ingelogd op je ouderaccount, kun je rechtsboven op je gebruikersnaam klikken. Er verschijnt een uitklapmenu met alle kind- en kleinkind-accounts. Je kunt eenvoudig een (klein)kind-account ‘visit’ door erop te klikken. Teruggaan naar je ouderaccount werkt exact hetzelfde. Altijd zonder dat je hoeft uit te loggen en opnieuw in te loggen. De wisseling van account gebeurt direct.
Account settings configureren
Ouderaccounts kunnen kind- en kleinkind-accounts configureren. Door de (klein)kind-accounts te ‘bezoeken’, kun je naar ‘manage account’ gaan en de settings configureren. Kind-accounts kunnen dit doen voor kleinkind-accounts. Kleinkind-accounts kunnen geen settings configureren voor andere accounts.
Boekingsprofielen en pakketten
Child- en kleinkindaccounts nemen enkele settings over van de hoofdaccount. Bijvoorbeeld boekingsprofielen en pakketten. De (klein)kindaccounts kunnen deze settings niet bewerken. Child-accounts kunnen echter wel bepaalde configuratie toevoegen die zichtbaar zal zijn voor de kleinkindaccounts. Kleinkindaccounts kunnen helemaal niets bewerken voor andere accounts.
De onderstaande tabel toont deze hiërarchie:
| Parent | Aangemaakt | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar |
| Child A | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Aangemaakt | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar |
| GrandChildA | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Aangemaakt | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar |
| Child B | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar | Aangemaakt | Niet zichtbaar |
| GrandchildB | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Niet zichtbaar | Niet zichtbaar | Zichtbaar, niet bewerkbaar | Aangemaakt |
Onderstaande afbeelding toont de beschikbare pakketten in een child account. Package 1 en 3 zijn overgenomen van het parent account en zijn niet bewerkbaar. Package 2
Zendingen boeken
Momenteel kunnen hoofdaccounts alleen voor subaccounts boeken door ze te 'bezoeken', niet via het hoofdaccount zelf. Transsmart onderzoekt hoe enable hoofdaccounts ook voor kleinkind-accounts kunnen boeken.
Zendingen afdrukken
Printer settings moet worden geconfigureerd op het hoofdaccount om labels en documenten voor subaccounts te kunnen afdrukken. Momenteel kunnen hoofdaccounts alleen voor subaccounts afdrukken via het overzicht van het hoofdaccount. U kunt ook zendingen van subaccounts afdrukken door ze te 'bezoeken'. Transsmart onderzoekt hoe enable hoofdaccounts ook voor kleinkind-accounts kunnen afdrukken.
Document download
- Hoofdaccounts kunnen documenten downloaden van subaccounts (die niet op gebruikersniveau zijn geconfigureerd).
- Subaccounts kunnen documenten downloaden van kleinkind-accounts (die niet op gebruikersniveau zijn geconfigureerd).
- Transsmart onderzoekt momenteel hoe enable hoofdaccounts kunnen downloaden voor alle subaccounts.
Shipment download and import
Op de overzichtspagina is er een mogelijkheid om zendingen te downloaden en dit Excel-bestand te gebruiken om ze te importeren. Dit is alleen mogelijk voor zendingen die zijn aangemaakt op het account waarop je bent ingelogd. Dus het hoofdaccount kan alleen zendingen downloaden die op het hoofdaccount zijn geboekt en niet zendingen van het subaccount.
Hetzelfde geldt voor de importfunctionaliteit; je kunt alleen zendingen importeren voor het account waarop je bent ingelogd. Dus als je bent ingelogd op het hoofdaccount, kun je zendingen voor dit account importeren. Wil je importeren voor je subaccount? Dit kun je doen door het account te bezoeken via act on behalf (net erboven - klik op je account - kies het account waar je naartoe wilt gaan) of je kunt rechtstreeks inloggen op het account en daar de import uitvoeren.
Manifest
Vanuit het hoofdaccount is het momenteel niet mogelijk om manifests aan te maken voor sub- of kleinkind-accounts. Transsmart onderzoekt dit probleem momenteel. Een update volgt zo snel mogelijk.
Rapportage
- Hoofdrekeningen kunnen een rapport opstellen over de volledige hoofdrekening, wat betekent dat het de gegevens van alle onderliggende en subonderliggende rekeningen bevat.
- Daarnaast kun je via de keuzelijst 'account codes' in de rapportages een specifieke (sub)rekening kiezen om een rapport te maken voor één of meerdere rekeningen.
Theming
Zodra je subaccounts begint te gebruiken, wordt de theming functionaliteit beschikbaar om te gebruiken. Ons Theming-artikel biedt meer informatie.