1. Johdanto
Tässä luvussa annetaan yleiskuva asiakirjasta ja esitellään sinulle ShipIT-lisäosa Microsoft Dynamics NAV -järjestelmää varten.
1.1 Tietoja ShipITistä
ShipIT on Microsoft Dynamics NAV -lisäosa, joka tarjoaa yhden yksinkertaisen ratkaisun kuljetusliikkeiden hallintaan maailmanlaajuisesti. Kuljetustilauksillesi voit valita kuljetusliikkeitä, kuten DHL, UPS, FEDEX, TNT, PostNL, mainitaksesi vain muutamia. Jokaisella niistä on oma käyttöliittymänsä, tapa merkitä lähetykset, tietosisältö ja ilmoitukset, ja tämän hallinta on haastavaa. Siksi idyn on kehittänyt ratkaisun ShipIT, helpon tavan hallita kansainvälisiä kuljetustilauksiasi suoraan Microsoft Dynamics NAV -ympäristöstäsi.
Työskentelitpä sitten pelkästään myyntitilausten parissa tai varastotoimitusten kanssa, pääset yhdellä napsautuksella ShipIT-ratkaisuun. Halutessasi voit valita haluamasi kuljetusliikkeen tai selata hintoja ja toimitusaikoja. Heti kun transport order on valmis, napsauta vain ‘Book & Print’ -painiketta lähetyksen tekemiseksi. Sinun tarvitsee vain kiinnittää etiketti laatikkoon. Track & trace -linkit ja tilapäivitykset päivittyvät automaattisesti Microsoft Dynamics NAViin.
ShipIT on kehitetty yhdessä kumppanimme Transsmart kanssa. Se on johtava logistiikkadatan toimittaja ja keskittyy kuljetusliikkeiden ja ERP-järjestelmien välisen viestinnän tehostamiseen. Transsmart toimii satojen kuljetusliikeintegraatioiden kanssa ja tarjoaa idynille saumattoman tavan työskennellä Microsoft Dynamics NAV -ympäristössä. Tämä tekee kuljetusliikkeiden välillä vaihtamisen tai uusien lisäämisen erittäin helpoksi.
Lisäosan toiminnallisuus sisältää seuraavat keskeiset ominaisuudet:
- Yhteydet lähes kaikkiin kuljetusliikkeisiin maailmanlaajuisesti
- Valitse kuljetusliike parhaiden hintojen ja toimitusaikojen perusteella
- Reaaliaikainen yhteys web-palvelujen rajapintojen kautta
- Tarratulostus suoraan Microsoft Dynamics NAV -järjestelmästä
- Tulostus millä tahansa organisaatiosi tulostimella
- Räätälöidyt sähköposti-ilmoitukset
- Lähetysten reaaliaikaiset tilatiedot
- Reaaliaikaiset track & trace -tiedot Microsoft Dynamics NAV -ympäristössä
- Rahtilaskujen tarkastuspalvelut
- BI-raportointi
- Laajat Service Level Agreement -sopimukset
- Noutopisteiden tarjoaminen asiakkaan sijainnin perusteella
- Toimituskulut ostoskorin sisällön perusteella
- Track & trace -tiedot suoraan asiakkaiden käytettävissä
- Hyödynnä track & trace - ja muita lähetystietoja ilmoituksissa
1.2 Asiakirjasta
Tämä asiakirja on käyttöopas, joka sisältää ohjeet ShipIT -lisäosan käyttöönottoon Microsoft Dynamics NAV -ympäristöä varten. Se sisältää tarkat ohjeet lisäosan konfigurointiin. Oppaassa käsitellään myös asennusmenettelyä.
2. Mitä uutta versiossa 4.0
Pääaiheet
- API V2:n käyttö API V1:n sijaan.
Huomaa, että API V1 ei ole enää tuettu.
2. Factbox , jossa on Transport Order -tiedot kaikista lähdedokumenteista.
3. Parannettu Carrier Select, joka näyttää mahdolliset ja mahdottomat Carrier/Service Level -yhdistelmät, päivämäärät ja hinnat.
4. Manuaalin ja Online Help -ohjeen integrointi suoraan sovelluksesta.
5. Valinta kohdassa Item Type, jotta tyypin SERVICE nimikkeet eivät sisälly Transport Order -tietueeseen.
6. Parempi virheilmoitusten esittäminen.
7. Tuotteeseen lisätty debug-mekanismi, jonka avulla kaikki request/response-viestit voidaan lokittaa.
8. Kentän Origin täyttäminen, jotta Transsmart näkee, mikä NAV/SI-versio on vastuussa Transport Order -tietueen luomisesta.
9. Lisäkentät (Route ID, Driver ID) lisätty Transport Order -tietueeseen.
10. Pääsy Transport Order -tietueesta Transsmart Portal -yleisnäkymään, ei ainoastaan itse Shipment -tietueeseen.
11. Parannettu Transport Orders -käsittely virhetilanteissa, esimerkiksi mahdollisuus varata uudelleen olemassa oleva
Transport Order virheen korjaamisen jälkeen.
Tavanomaiset ylläpitotoimet
- Kaikkien olemassa olevien hotfixien käyttöönotto kaikista SI3.X.X-versioista
- Useita pieniä korjauksia (vääriä tai puuttuvia kuvatekstejä jne.)
Dokumentaatio
- Tuotteeseen on lisätty uusi käyttöopas. Saatavilla myös suoraan NAV -lisäosasta.
- Luet sitä juuri nyt! :) Palaute on tervetullutta!
3. Kuinka päivität versioon ShipIT V4
Päivitä ShipIT NAV -lisäosa versiosta 3.00 versioon 4.00:
- Päivitä sovellus
- Päivitä Transsmart -palvelun URL-osoitteet osoitteesta https://xyz.api.transwise.eu osoitteisiin https://acceptapi.transsmart.com or ja https://api.transsmart.com tuotantoympäristöä varten.
- Syötä tunnistetietosi
- Päivitä Master Data valikon kautta – tämä noutaa kaiken (uuden) Master Datan kohteesta Transsmart
- Tarkista/päivitä NAV -datan yhdistäminen uuteen Transsmart Master Dataan.
Tarratulostus
- Poista nykyinen QZ-tulostusaputilasi asennus.
- Asenna uusin Smart Print -apuohjelma seuraavan ohjeen mukaisesti: Installing the SmartPrint Client
- Määritä tulostinpolkusi ja -nimet MyTranssmart-portaalissa käyttämällä sähköpostiosoitetta ja salasanaa tunnistetietoina.
4. Asennus ja käyttöönotto
Tässä luvussa annetaan ohjeet ShipIT -lisäosan asennukseen ja käyttöönottoon.
4.1 Asennus
Ennen kuin aloitat ShipIT -asetuksen Microsoft Dynamics NAV -ympäristössä, tulee hankkia Transsmart -tili, jotta voidaan kommunikoida Transsmart -webservices-rajapinnan kanssa Transport order -käsittelyä varten. Lisätietoja osoitteessa www.nshift.com tai tukemme kautta tämän linkin kautta. Lisäksi ShipIT -moduulien tulee sisältyä Microsoft Dynamics NAV -lisenssiisi.
4.1.1 Asenna komponentit
Kopioi vaaditut ddl-tiedostot kansioon \Add-ins\TranssmartV2\ NAV -palvelukansion sisällä NAV service tier -kone(illa). Jos ajat useita service tier -tasoja, tämä tehtävä on toistettava kaikille service tier -ympäristöille.
Kuva 2-1: ShipIT- ja Transsmart-asennuskomponentit
Nämä komponentit toimitetaan yhdessä objektien kanssa.
4.1.2 Tuo tai yhdistä NAV-objektit
Käytä FOB-tiedostoa, joka vastaa NAV -kohdeversiotasi, ja tuo tai yhdistä objektit tarpeen mukaan.
Kuva 2-2: Tunnista NAV-kohdeversio
Kuva 2-3: NAV-objektien tuominen tai yhdistäminen
Käännä (recompile) kaikki objektit uudelleen sekä myös kaikki MenuSuite -objektit ja käynnistä Dynamics NAV -asiakasohjelma uudelleen.
4.2 Aikaisempien versioiden päivittäminen
Jos päivität vanhemman version ShipIT -ratkaisusta, on tärkeää poistaa ensin vanhat komponentit. Etsi seuraavat tiedostot NAV -palvelukansiosta ja poista ne. Saatat löytää nämä tiedostot polusta: C:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\90\Service tai C:\Program Files\Microsoft DynamicsNAV\100\Service.
4.3 Asetukset
ShipIT -lisäosan Setup-valikko sisältää lukuisia osioita, jotka mahdollistavat varsin joustavat sovelluksen konfigurointimahdollisuudet sekä Microsoft Dynamics NAV -ympäristössä että yhdessä Transsmart-ratkaisun kanssa. Tässä luvussa kuvataan yleinen ShipIT-määritys ja käyttäjämääritys sekä se, kuinka määritetään mappingit kuljetusliikkeelle (shipping agent), lähetysmenetelmälle (shipment method), valuutalle sekä maalle tai alueelle. Tässä luvussa kuvataan myös Transsmart-kohtaiset settings-asetukset, joita ShipIT -sovellus käyttää.
4.3.1. Administration Setup
Siirtyäksesi kohtaan Administration Setup, avaa Microsoft Dynamics NAV ja mene reittiä Departments > ShipIT >Setup. Setup-valikko sisältää seuraavat kohteet:
Kuva 2-4: ShipIT Setup -valikon kohteet
4.3.2 ShipIT käyttäjäasetukset
Valitse ShipIT User Setup ja syötä kaikki asiaankuuluvat Dynamics NAV -käyttäjät sekä heidän vastaavat Transsmart-tunnistetietonsa.
Kuva 2-5: ShipIT käyttäjäasetukset
Kaikilla käyttäjillä voi olla oma henkilökohtainen tili tai he voivat jakaa saman Transsmart -tilin koko yrityksen tasolla riippuen käyttäjäkohtaisten tulostin-settings-asetusten vaihtelusta.
4.3.3 ShipIT asetukset
Valitse kohdasta Departments > ShipIT > Setup vaihtoehto ShipIT Setup ja täytä kaikki tarvittavat kentät.
Kuva 2-6: ShipIT asetukset
Alla oleva ShipIT Setup Fields Description -taulukko luettelee kaikki käytettävissä olevat kentät, arvojen vaihtoehdot ja käyttötarkoituksen description ShipIT Setup -sivulla.
Taulukko 2-1: ShipIT Setup Fields Description
4.3.4 Päivitä Transsmart Master Data
Aloita kohdassa ShipIT Setup syöttämällä API Base URL (tässä esimerkissä testiosoite)
Kuva 2-7: ShipIT Setup General FastTab Transsmart URL-osoitteet
Napsauta Update Master Data yhdistääksesi Transsmart web-palveluihin ja ladataksesi kaikki käytettävissä olevat Transsmart master data -tiedot:
Kuva 2-8: ShipIT Setup Transsmart Master Data
Alla olevassa esimerkissä on ladattu kaksi käytettävissä olevaa Carrier ID-tunnusta. Seuraavissa vaiheissa nämä tunnukset on mapattava Microsoft Dynamics NAV Shipping Agents -toimittajiin, Shipment Methods-, Currencies-arvoihin ja Country/Region -koodeihin. Valitse kohdasta ShipIT > Setup > Transsmart Master Data vaihtoehto Carriers.
Kuva 2-9: ShipIT Setup Transsmart Master Data, Carriers
Valitse rivi ja napsauta Carrier Profiles, jotta näet tarkemmat tiedot tietyistä tämän huolitsijan tarjoamista lähetysmenetelmistä sekä siitä, mitkä menetelmät on ”mäpätty” Dynamics NAV -järjestelmääsi.
Kuva 2-10: ShipIT Setup Transsmart Master Data, Carrier Profiles
Alla oleva esimerkki havainnollistaa luetteloa Shipment Method* -menetelmistä, joita kutsutaan nimellä *Incoterms, ja jotka ovat saatavilla toimittajalta Transsmart:
Kuva 2-11: ShipIT Setup Transsmart Master Data, Incoterms
Seuraava vaihe on ”mäpätä” ladatut koodit omiin Dynamics NAV -koodeihisi.
4.3.5 Dynamics NAV -koodien mappaaminen Transsmart -koodeihin
Valikosta Departments > ShipIT > Setup > Administration ”mäpätään” Transsmart-palvelusta ladatut koodit omiin Dynamics NAV -koodeihisi alla olevan esimerkin mukaisesti. Vähintään yksi Dynamics NAV -koodi on ”mäpättävä” yhteen Transsmart -koodiin kaikissa luetelluissa aiheissa:
- Shipping Agent -vastinnat
- Shipment Method -vastinnat
- Currency-vastinnat
- Country/Region-vastinnat
4.3.6 Shipping Agent Service -vastinnat
Siirry kohtaan Shipping Agent Mappings ja valitse rivi:
Kuva 2-12: ShipIT-asetukset, Shipping Agent -vastinnat
Napsauta Shipping Agent Service Mappings ja syötä arvot, jotka kuvaavat Shipping Agent Service Code-, Description- ja Transsmart-koodeja, jotka viittaavat valintaasi.
Kuva 2-13: ShipIT-asetukset, Shipping Agent Service -vastinnat
Esimerkissä Dynamics NAV Shipping Agent -koodi DHL on ”vastinnettu” Transsmart-arvoon Carrier ID 5 palvelutasolla 1DAY.
4.3.7 Asetusten tarkistus
Vahvistaaksesi ShipIT-asetukset siirry polkua Departments > ShipIT > Setup > ShipIT Setup. Valitse ShipIT Setup -sivulla Verify Setup ja tarkista määrityksesi Setup Verification Result -sivun avulla:
Kuva 2-14: Vahvista ShipIT-asennus, tulos
Tarkista, että kaikki tarvittavat kentät ja taulut on määritetty oikein. Palaa tarvittaessa viimeistelemään vastinnat tai tietojen synkronointi ja suorita asennuksen tarkistus uudelleen varmistaaksesi, että asennus on valmis onnistuneesti. Katso taulukkoa luvussa ShipIT Setup viimeistelläksesi kaikkien muiden tarvittavien arvojen asetukset sekä settings-osiota määrittääksesi, miten ShipIT toimii Dynamics NAV -sovelluksessasi.
5. Toiminnallisuuden käyttäminen
Tässä luvussa esitellään ShipIT -lisäosan toiminnallisuus, joka on käytettävissä Microsoft Dynamics NAV -ympäristössä, sekä joitakin yleisiä käyttötapauksia.
5.1 Testaa Transport Order
Kun ShipIT -lisäosan käyttöönotto on valmis, voit testata sovellustasi ja aloittaa Transport Orders -tietueiden luomisen. Siirry esimerkiksi kohtaan Sales Orders, napsauta New ja luo normaali Sales Order.
Kuva 3-1: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Sales Orderin luominen
Varmista, että valitset arvot, jotka on “mäpätty” Transsmart -arvoihin kentissä Shipment Method, Shipping Agent ja Agent Service, muuten tälle Sales Order -tilaukselle ei luoda Transport Orderia. Tämän jälkeen syötä nimikerivit Sales Order -tilauksellesi ja napsauta Create Transport Order -vaihtoehtoa valintanauhan Actions -välilehdellä. Jos Transport Order on luotu, näet tämän valintaikkunan, jonka avulla voit siirtyä suoraan Transport Orderiin.
Kuva 3-2: ShipIT-toiminnon käyttäminen, ilmoitus onnistuneesti luodusta Transport Orderista
Napsauta Yes ja tarkastele tuloksena syntynyttä Transport Orderia:
Kuva 3-3: ShipIT-toiminnon käyttäminen, tuloksena syntynyt Transport Order
Transsmart -tietoja sisältävä Factbox näyttää koodit, jotka viittaavat valittuun Shipping Agentiin, Shipment Methodiin ja Shipment Serviceen. Palaa kirjattuun Sales Order -tilaukseen ja huomaa, että Transport Order Details -Factbox on täytetty käytettävissä olevilla logistiikkatiedoilla:
Kuvio 3-4: ShipIT-ratkaisun käyttö, Transport Order -tiedot-ruutu myyntitilauksella
Transport Order on valmis varattavaksi ja tulostettavaksi!
5.2 Transport Orders
Voit avata Transport Orders -luettelon siirtymällä polkua Departments > ShipIT > Order Processing > Lists ja napsauttamalla Transport Orders:
Kuvio 3-5: ShipIT-ratkaisun käyttö, Transport Orders -luettelo
Transport Orders -kohteen käytettävissä olevien toimintojen luettelo näkyy alla olevassa kuvassa:
Kuvio 3-6: ShipIT-ratkaisun käyttö, Transport Orders -toimintoluettelo
Valitse mikä tahansa Transport Order -rivi luettelosta ja napsauta View tai Edit avaa ksesi Transport Order Card -kortin.
Kuvio 3-7: ShipIT-ratkaisun käyttö, Transport Order Card, toimintoluettelo
Transport Order -kortin kentät ovat itsestään selviä. On kuitenkin syytä mainita, että Additional References FastTab ei ole osa NAV-tietokantaa, ja sen tarkoitus on tarjota tapa tallentaa hyödyllistä tietoa, esimerkiksi Driver ID tai Route ID. Transsmart tulee käyttämään joidenkin tämän kentän arvojen tietoja tarkempaan kustannuslaskentaan ja paremman logistiikan mahdollistamiseen. Transport Order Card -sivulla käytettävissä oleva toimintoluettelo on hyvin samanlainen kuin Transport Orders List -luettelossa ja näkyy alla olevassa kuvassa:
Kuva 3-8: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Transport Orders Actions List
Mahdollisten ja käytettävissä olevien Shipping Agent-, Shipment Method- ja Shipment Service -yhdistelmien automaattista laskentaa varten napsauta valintanauhassa Carrier Select.
Kuva 3-9: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Carrier Select List
Kelvolliset rivit merkitään vihreällä värillä, kun taas virheelliset yhdistelmät merkitään punaisella. Transport Order -käsittelyä tukee käyttäjäystävällinen virheenkäsittely. Jos unohdit lisätä Shipping Agent -tiedon ja yritit napsauttaa Book-painiketta, voit palata takaisin, korjata virheen ja kirjata Transport Order -tietueen uudelleen.
Kuva 3-10: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Transport Order -kirjaus virheiden kanssa
Yllä olevassa esimerkissä virheilmoitus ilmaisee selvästi, että kentällä Shipping Agent Code täytyy olla arvo, mikä helpottaa merkittävästi epäonnistuneen käsittelyn syyn selvittämistä. Koska Dynamics NAV -järjestelmässä ei ole raportteja, jotka sisältäisivät ShipIT -tietoja, lisäosan avulla on mahdollista luoda raporttilista kutakin Transport Orderia kohden. Luo raporttilista napsauttamalla valintanauhan Transsmart -välilehdellä Reports.
Näitä raportteja käytetään (tulostetaan) tiettynä hetkenä Transport Orderin käsittelyn aikana (esimerkiksi ennen kirjausta tai sen jälkeen). NAV -kumppanin ja loppuasiakkaan tulisi päättää, missä vaiheessa raportit tulostetaan. Lisäksi heidän on päätettävä, liitetäänkö oletusraporttijoukko Transport Orderiin automaattisesti.
5.3 Transport Worksheet
Siirry polkua Departments > ShipIT > Order Processing > Tasks ja napsauta Transport Worksheet. Käytä suodatinta hakeaksesi lähdedokumentit (esimerkiksi Shipping Agentin mukaan) ja luo useita Transport Orders -tilauksia lähdedokumentin riveistä.
Kuva 3-11: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Transport Worksheet -käsittely
5.4 Transport Orders -tilausten arkistointi
Joskus on tarpeen arkistoida Transport Order tekemättä varsinaista kuljetusvarausta. ShipIT-lisäosalla on mahdollista arkistoida Transport Order ilman varausta järjestelmään Transsmart. Näet arkistoidut Transport Orders siirtymällä kohtaan Departments > ShipIT > Order Processing > Archive ja napsauttamalla Archived Transport Orders.
Kuva 3-12: ShipIT-toiminnon käyttäminen, Transport Orders -tilausten arkistointi
Liitteenä on ShipIT 4.0 -asiakirja, joka on käyttöopas ja sisältää ohjeen ShipIT-lisäosan käyttöönottoon Microsoft Dynamics NAV -järjestelmää varten.
Se sisältää tarkat ohjeet lisäosan konfigurointiin. Oppaassa käsitellään myös asennusmenettelyä.