Luo sähköpostimalli
1. Valitse malli, jota haluat muokata, tai valitse "New template".
2. Anna tälle mallille kuvaava nimi
Esimerkiksi "Pick up Point pick-up mail NL". Tämä nimi näkyy vain sinulle.
3. Lähetä sähköposteja maa- tai kielikoodin perusteella
Tässä pudotusvalikossa olevat vaihtoehdot riippuvat Email template -asetuksestasi Account Settings -kohdassa (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Tarkista tämä asetus ja sen i-painikkeen alla olevat lisätiedot ymmärtääksesi tarkasti, miten se toimii. On erittäin tärkeää valita oikea asetus sen perusteella, miten varaat lähetyksesi. Jos määrität siellä asetukseksi Language codes, sähköpostimallin pudotusvalikossa näkyvät vain kielikoodit ja päinvastoin.
Jos haluat lähettää sähköposteja lähetystesi maakoodin perusteella, lisää tämä maakoodi mallin nimeen.
Esimerkki: GB - Your shipment is on its way. Tai: NL - Je bestelling is onderweg.
Jos lähetyksessäsi on maakoodi, jota ei ole malleissasi, järjestelmämme valitsee automaattisesti GB.
4. Sähköpostien lähettäminen viestityypin perusteella
Jos haluat lähettää viestejä viestityypin perusteella, aseta oikea arvo. Tämä on välillä 0–255.
5. Sähköpostin lähettäjä.
Lähettäjän osoite voi olla esimerkiksi noreply@yourcompany.nl tai info@yourcompany.nl. Toinen vaihtoehto on sisällyttää yrityksen nimi lähettäjän osoitteeseen. Tämä tehdään kirjoittamalla yrityksen nimi ja sähköpostiosoite sen perään merkkien <> sisään. Esimerkki: Company name <info@yourcompany.nl>
Tämä näyttää tältä:
Huom: nämä sähköpostit lähetetään Transsmartin toimesta puolestasi. Jotta sähköpostien lähettäminen onnistuu, Transsmart tulee lisätä SPF-tietueisiin merkinnällä include: spf.transsmart.com. Jos et tee tätä, sähköpostit eivät saavu tai päätyvät automaattisesti roskapostiin.
- Etkö ole varma, miten SPF-tietueita muokataan? IT-ylläpitäjäsi voi todennäköisesti auttaa tässä.
- Haluatko tarkistaa, onko Transsmart jo lisätty? Käytä esimerkiksi mxtoolbox-työkalua.
Artikkelista "Increase delivery reliability of emails with SPF records" löydät lisätietoa.
6. BCC.
Suosittelemme, että lisäät lähettäjän sähköpostiosoitteen (arkistopostilaatikon) oletuksena BCC-kenttään. Näin voit varmistaa, että sähköpostit on lähetetty ja mitä tietoja ne sisältävät. Jos haluat lisätä useita sähköpostiosoitteita BCC-kenttään, kirjoita osoite 1, pilkku ja välilyönti: info@company.com, info@company2.com.
7. Sähköpostin aihe.
Voit käyttää staattista aihetta tai dynaamista aihetta. Dynaaminen aihe sisältää esimerkiksi tilausnumeron tai lähetyksen viitteen.
Esimerkki:
- Tilauksesi on lähetetty!
- Tilauksesi on lähetetty yritykseltä "company name".
- Tilauksesi Shipment123 on lähetetty (mallikoodissa: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Tilauksesi Zending123 on valmis noudettavaksi! (mallikoodissa: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Tilaus 123 on lähetetty tänään (mallikoodissa: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
Voit myös hakea lähetyksen tietoja tähän ja näyttää ne otsikossa. Tätä varten on käytettävä foreach-silmukkaa. Esimerkiksi:
#foreach($!item in $!shipments)Trace your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. Itse sähköposti: sisältö.
Sisällössä on useita vaihtoehtoja ja muuttujakenttiä, joita voit käyttää.
-
Sähköpostin sisällön tulee olla HTML-muotoiltu.
Voit käyttää HTML:n ja CSS:n nykyisiä versioita.
-
Kuvien tulee olla julkisesti saatavilla URL-osoitteen kautta.
Esimerkki http://www.company.com/image1.jpg. Muodolla ei ole väliä. Kuvia ei voi tallentaa palvelimellemme. Varmista, että käytät .jpg-päätettä, sillä muut tiedostomuodot eivät välttämättä näy Outlookissa tai asiakkaidesi sähköpostiohjelmissa.
-
Inline-css:ää tulee käyttää.
-
Oma HTML.
Voit käyttää omaa HTML:ää. Siirry editoriin, klikkaa kolmea pistettä ja valitse <> koodinäkymä. Liitä HTML-koodi tähän ja valmista!
Tarkista ratkaisu artikkelista Usage of HTML code for tables with Transsmart variables, jotta voit toteuttaa Transsmart-lähetysmuuttujat oikein HTML-koodissa.
8.1 Muuttujakenttien käyttö.
Järjestelmässämme on erilaisia taulukoita, joita voit käyttää. Voit valita ja lisätä ne suoraan MyTranssmart-editorista.
Klikkaa kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa nähdäksesi lisää vaihtoehtoja.
Lähetystiedot: esimerkiksi muuttujat kustannuspaikka, transportør, ohjeet, track&trace-url ja pakettien määrä.
Viitteet: esimerkiksi muuttujat tilausnumero, oma viitteesi, projektinumero jne.
Paketin tiedot: esim. muuttujat HS-koodi, alkuperämaa, kuvaus, kappalemäärä jne. Huom; saatavilla vain lähetyksen viitetasolla.
Osoitteet: sisältää kaikki lähetys-, vastaanotto-, laskutus- ja kolmannen osapuolen osoitekentät.
Tervehdys: sisältää lähettäjän, vastaanottajan, laskutuksen ja kolmannen osapuolen yhteyshenkilöt.
Tärkeää: #foreach ($!Item in $!Shipments) ja #end ovat pakollisia. Tämä luo ns. silmukan ja varmistaa, että lähetyksen tiedot käytetään.
Kiinnitä erityistä huomiota lähetyslistan riveihin, sillä tässä tarvitaan lisäsilmukka: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Tämä tulee toteuttaa näin:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
vastaavat $!delnote.get('x') tagit, jotka haluat hakea varauksesta
#end
Nämä tagit lisätään automaattisesti muuttujiin, kun lisäät ne malliin editorin painikkeiden kautta. Tämän artikkelin lopusta löydät kaikki mahdolliset muuttujat.
8.2 Track-and-trace URL kuvan tai tekstin takana
Editorissa on helppo lisätä track-and-trace URL kuvan tai tekstin taakse.
Track-and-trace URL kuvan takana:
- Lisää kuva sähköpostiisi.
- Klikkaa kuvaa ja valitse 'Insert link'.
- Klikkaa suurennuslasia ylhäällä ja valitse Track & trace URL.
- Voit halutessasi valita, avataanko URL erillisessä välilehdessä.
- Klikkaa Update ja muutokset tallennetaan.
Track-and-trace URL tekstin takana:
- Valitse teksti, jonka taakse haluat lisätä track-and-trace URL:n
- Klikkaa editorin yläosasta 'Insert link'
- Klikkaa suurennuslasia ylhäällä ja valitse Track & trace URL.
- Muokkaa tekstiä, josta haluat tehdä klikattavan sähköpostissa.
- Voit halutessasi valita, avataanko URL erillisessä välilehdessä.
- Klikkaa Update ja muutokset tallennetaan.
8.3 Esimerkkisähköposti
Hei!
#foreach ($!item in $!shipments)
Tilauksesi viitteellä $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') on lähetetty tänään osoitteeseen:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Voit seurata lähetyksesi tilaa osoitteessa $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Ystävällisin terveisin, Company name
8.4 Lisävaihtoehdot sähköpostiisi
Personoitu tervehdys:
#foreach ($!item in $!shipments)
Hyvä $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Ilmoita, millä transportørilla lähetys toimitetaan:
#foreach ($!item in $!shipments)
Tilauksesi lähetetään $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') toimesta
#end
Lähetystiedot:
#foreach ($!item in $!shipments)
Lähetyksen paino: $!item.shipment.get('shr_weight')
Pakkausten määrä: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Tämä toimitus sisältää seuraavat tuotteet:
| Tuotenumero | Kuvaus | Määrä |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. Sähköpostin testaus
Onko sähköpostisi valmis? Voit nyt testata, miltä se näyttää asiakkaalle lähetettynä.
- Tallenna muutokset
- Klikkaa ‘Send a test mail’.
- Syötä sähköpostiosoite, johon haluat vastaanottaa testisähköpostin.
- Voit lisätä jonkin lähetyksesi viitteen, jotta näet heti täyttyvätkö kaikki muuttujakentät oikein.
10. Kopioi malli
Oletko täysin tyytyväinen malliisi? Voit kopioida sen, jotta voit helposti käyttää sitä uudelleen eri kieliversiossa tai toisen yrityksesi/brändisi tiedoilla.
- Klikkaa "Duplicate template"
- Anna mallille uusi nimi ja tallenna se.
- Voit tämän jälkeen muokata kopioitua mallia haluamallasi tavalla.
11. Kaikki käytettävissä olevat muuttujat
Alla muuttujakentät ryhmiteltynä kategorioittain:
Lähetystiedot
#foreach($!item in $!shipments)
Painoyksikkö: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Lähetyksen paino: $!item.shipment.get('shr_weight')
Lähetyksen arvo: $!item.shipment.get('shr_value')
Valuutta: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track en trace URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Toivottu toimitusaika asti: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Toivottu toimitusaika: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Toivottu toimituspäivä: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Noutoaika asti: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Noutoaika: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Noutopäivä: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Lähetyksen lavametrimäärä: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Laskettu lavametrimäärä: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Ohje: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Kuvaus: $!item.shipment.get('shr_descr')
Transportørin nimi: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Pakkausten määrä: $!item.shipment.get('shr_colli')
Kustannuspaikka: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Viitteet
#foreach($!item in $!shipments)
Oma viite: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Lähetysviite: $!item.shipment.get('shr_reference')
Palvelupiste: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Reitti ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Projekti: $!item.additional.get('PROJECT')
Muu: $!item.additional.get('OTHER')
Tilausnumero: $!item.additional.get('ORDER')
Sijainti: $!item.additional.get('LOCATION')
Insinööri: $!item.additional.get('ENGINEER')
Kuljettaja ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Lähetyslista: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Toimitus ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Asiakastilausnumero: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Konsolidointiviite: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agenttiviite: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Lasku: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Lähetyslistan tiedot
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Määrän yksikkö: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Määrän valuutta: $!delnote.get('dnl_currency')
Määrän hinta: $!delnote.get('dnl_price')
Tilattu määrä: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Jälkitoimitusmäärä: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Määrä: $!delnote.get('dnl_quantity')
Kuvaus: $!delnote.get('dnl_description')
Alkuperämaa: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Artikkelin sarjanumero: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Artikkelin ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
Artikkelin HS-koodi: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Osoitteet
#foreach($!item in $!shipments)
Kolmannen osapuolen postinumero: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Kolmannen osapuolen katu 3: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Kolmannen osapuolen katu 2: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Kolmannen osapuolen katu ja numero: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Kolmannen osapuolen nimi: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Kolmannen osapuolen maa: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Kolmannen osapuolen yhteyshenkilö: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Kolmannen osapuolen kaupunki: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Lähettäjän postinumero: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Lähettäjän katu 3: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Lähettäjän katu 2: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Lähettäjän katu ja numero: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Lähettäjän nimi: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Lähettäjän maa: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Lähettäjän yhteyshenkilö: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Lähettäjän kaupunki: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Vastaanottajan postinumero: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Vastaanottajan katu 3: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Vastaanottajan katu 2: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Vastaanottajan katu ja numero: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Vastaanottajan nimi: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Vastaanottajan maa: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Vastaanottajan yhteyshenkilö: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Vastaanottajan kaupunki: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Laskutusosoitteen postinumero: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Laskutusosoitteen katu 3: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Laskutusosoitteen katu 2: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Laskutusosoitteen katu ja numero: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Laskutusosoitteen nimi: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Laskutusosoitteen maa: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Laskutusosoitteen yhteyshenkilö: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Laskutusosoitteen kaupunki: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Tervehdys
#foreach($!item in $!shipments)
Kolmannen osapuolen yhteyshenkilö: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Lähettäjän yhteyshenkilö: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Vastaanottajan yhteyshenkilö: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Laskutusosoitteen yhteyshenkilö: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end