On uuden lähetyksen varaamiseen on kolme tapaa:

• Uuden lähetyksen kautta
• Tuomalla lähetyksiä
• Kopioimalla nykyisen lähetyksen

 

Tässä selitämme, miten voit varata uuden lähetyksen manuaalisesti. Katso muut ratkaisut nähdäksesi muut vaihtoehdot. 

 

Yksittäisen lähetyksen varaaminen

Siirry kohtaan manage shipments ja napsauta sitten new shipment. Sinut ohjataan shipment details -näyttöön. Tämä näkymä on jaettu kolmeen osaan:

• Addresses: osa, jossa ovat lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet. Tarvittaessa voit myös täyttää laskutus- ja/tai kolmannen osapuolen osoitteet. 
• Packages: pakkauskohtaiset tiedot, mahdollisuus lähetyslistan riveihin ja vaarallisten aineiden tietoihin. 
• Shipping: yleiset tiedot lähetyksen yksityiskohtia ja lisätietoja varten. Ja tarvittaessa Shipping information lähetyksen tietoja ja lisäviitteitä varten. 

 

 

 

1 Osoitteet

1.1 Lähettäjä

• Tähän osoitekenttään syötetään lähettäjän tai nouto-osoitteen tiedot.
• Tätä osoitetta käytetään lähetyksen lähettäjänä. Kun osoitteesi on konfiguroitu kohtaan 'Manage Account', tämä osoite täytetään automaattisesti valmiiksi. 

 

1.2 Vastaanottaja

• Tässä segmentissä syötetään lähettäjän tai nouto-osoitteen tiedot.
• Kun käytät osoitekirjaa, voit kirjoittaa osoitekirjassasi olevan osoitteen ensimmäiset kirjaimet kenttään 'Address Book'. Saat tällöin mahdollisuuden valita osoitteen osoitekirjastasi, ja tiedot lisätään automaattisesti.
• Contact person -kohtaan syötetään vastaanottajan yhteystiedot. Nämä ovat erityisen tärkeitä (joskus jopa pakollisia) pikakuljetuksissa, joissa rahdinkuljettaja vaatii nimen, puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen toimitusviestintää varten.

 

Jos haluat toimittaa tämän lähetyksen noutopisteeseen, voit valita sijainnin tässä segmentissä. Täytä ensin kuluttajan vastaanottajatiedot ja napsauta sitten 'Select pickup point', jolloin kartta latautuu sijainteineen. 

Valitse sijainti ja valitse 'Add Pickup point'. Valitun sijainnin osoite täytetään automaattisesti vastaanottajan osoitteeseen ja kuluttajan tiedot siirretään automaattisesti laskutusosoitteeseen. 

 

 

 

1.3 Lasku ja kolmas osapuoli

• Sinulla on myös mahdollisuus lisätä laskutusosoite (INVC, invoice) tai kolmannen osapuolen tiedot (3PTY, 3rd party). Segmentissä Invoice voit syöttää sen henkilön tiedot, jolle tavarat tulee laskuttaa. Nämä tiedot ovat tärkeitä esimerkiksi silloin, kun on kyse droppauksista, joissa tukkuliike (lähettäjä) lähettää tavarat suoraan asiakkaan (invoice) puolesta loppuasiakkaalle (receiver). Tätä vaihtoehtoa varten valitse INVC tai 3PTY ja napsauta add address. Näkyviin tulee uusi välilehti, joka on täytettävä.

 

2 Paketit

2.1 Paketit

Ennen kuin voit tehdä varauksen, sinun on täytettävä pakkausten lukumäärää koskevat tiedot. Kun olet konfiguroinut tilisi Manage Account -toiminnon kautta, yksi pakkaus on jo esitäytetty oletuksena. Pakkausrivien vieressä olevia kuvakkeita voidaan käyttää niiden muokkaamiseen tai poistamiseen.

Käytä painiketta Add Package lisätäksesi pakkauksen.

 

2.2 Delivery Note

Delivery -laskumerkintätiedot ovat valinnaisia, ja niitä voidaan käyttää paperittomissa laskutusprosesseissa Euroopan unionin ulkopuolella, joissa rahtitiedot on välitettävä tullille kuljetusliikkeen kautta. Nämä tiedot voidaan tallentaa yhden tai useamman lähetyslistarivin avulla.

Nämä tiedot ovat äärimmäisen kriittisiä kuljetuksen kannalta ja ne tulee syöttää tiiviissä yhteistyössä kuljetusliikkeen kanssa. Transsmart ei ota vastuuta syöttämiesi tietojen oikeellisuudesta.

Napsauta add information lisätäksesi uuden rivin.

 

2.3 Dangerous Goods

Jos lähetät vaarallisia aineita, voit käyttää segmenttiä Dangerous Goods tallentaaksesi tiedot ADR -tuotteista. Voit lisätä useita tuotteita yhteen pakkaukseen, jotta kuljetusliike tietää tarkalleen, mitä vaarallisia aineita missäkin pakkauksessa on ja kuinka paljon.

Nämä tiedot ovat äärimmäisen kriittisiä vaarallisten aineiden kuljetuksen kannalta ja ne tulee syöttää tiiviissä yhteistyössä kuljetusliikkeen kanssa. Transsmart ei ota vastuuta syöttämiesi tietojen oikeellisuudesta.

Painamalla painiketta add information voit lisätä yhden tai useamman rivin. Voit valita, haluatko lisätä tämän lähetystasolla vai pakkaustasolla.

 

 

3 Shipping

3.1 General

Tässä segmentissä yleiset lähetystiedot syötetään konfiguraation ja/tai haluttujen yksityiskohtien perusteella.

Field	Meaning
Reference	Uniikki viitteesi lähetykselle.
Booking Profile	Kun konfiguroit Manage Account -osion, käyttöön määritetään valmiit varausprofiilit, joista voit valita. Oletusarvo täytetään automaattisesti.
Run Carrier Selection	Kun kuljetushinnat on syötetty Transsmart-kohtaan, painiketta run carrier selection voidaan käyttää tarkastelemaan, mitkä kuljetuspalvelut ovat käytettävissä antamallesi lähetykselle ja mihin hintaan. Tämän perusteella valitset kuljetuspalvelut. Valitsemalla select voit muuttaa valintaasi rahdinkuljettajasta ja/tai palvelutasosta (service level time/other).
Carrier	Rahdinkuljettaja, jonka kanssa haluat lähettää lähetyksen. Oletusarvo täytetään automaattisesti.
Service Level Time	Haluttu rahdinkuljettajan palvelutaso. Oletusarvo täytetään automaattisesti.
Service Level Time Other	Valitse lisäpalvelutasovaihtoehto rahdinkuljettajalta, jos sellainen on saatavilla ja haluttu (esimerkiksi ADR, lauantaijakelu, postiennakko). Oletusarvo täytetään automaattisesti.
Pick-Up Date	Haluttu noutopäivä.* Oletusarvo on kuluva päivä.
Pick-Up Time

From/To

Toivottu noutoaika from/to.*

Cost Center Kustannuspaikka, jolle haluat kirjata kulun.  Incoterm Incoterms-säännöt antavat tarkan jaon myyjän ja ostajan velvollisuuksista (kansainvälisissä) kuljetussopimuksissa. Tämä on sovittu kuljetussopimuksessasi. Payment terms Tässä voit lisätä maksuehdot, jotka korvaavat Incoterms-säännöt.  Mail Type Tässä voit määrittää, mitä sähköposti-ilmoituksia voidaan lähettää vastaanottajalle, jos ne on konfiguroitu sinulle. Oletusarvo täytetään etukäteen. Language Tähän voit täyttää vastaanottajan kielikoodin. Tämän kielen perusteella lähetetään seurantaviesti sähköpostitse.* Instruction Ohjeet rahdinkuljettajalle.*

* Varoitus! Kaikki rahdinkuljettajat eivät käytä näitä tietoja.

 

 

 

3.2 Lähetystiedot

Tässä osiossa voidaan antaa lisää tietoja tästä lähetyksestä

 

Shipping Details

Shipment Value	Lähetyksen sisällön arvo.
Shipment Weight	Lähetyksen sisällön paino.
Shipment Weight Calculated	Lähetyksen sisällön laskettu paino.
Load Meters	Lähetyksen kuutiopaikat kuormatilassa (load meters).
Load Meters Calculated	Lähetyksen laskennalliset kuutiopaikat kuormatilassa (load meters).
Shipment Value	Lähetyksen sisällön arvo.
Service Type	Ilmaisee, onko kyse asiakirjalähetyksestä.
Description	description lähetyksen sisällöstä.

* Varoitus! Kaikki rahdinkuljettajat eivät käytä näitä tietoja.

 

 

Monetary Values

Täällä voit lisätä rahamääräisiä arvoja lähetys- tai kollitasolla. Ne voidaan määritellä koskemaan tavaroita, tullia, vakuutusta, postiennakkoa, rahtia, veroja, tulleja tai spot-hintaa ja lisätä arvon ja valuutan kanssa.

Additional Reference

Jokaiselle lähetykselle voidaan antaa yksi tai useampi lisäviite. Nämä viitteet löytyvät oikealta puolelta segmentistä Shipping Information. Yhteisymmärryksessä Transsmart kanssa nämä viitteet voidaan tulostaa etikettiin ja/tai käyttää sähköposti-ilmoituksessa.

4. Toimintopainikkeet

Olet nyt syöttänyt kaikki lähetystiedot ja voit käyttää seuraavia toimintopainikkeita:

• Save as Concept: tallenna tämä lähetys jatkaaksesi sitä myöhemmin. Lähetystä ei lähetetä kuljetusyhtiölle, vaan se näkyy dashboard-osiossa tilalla NONE.
• Book: lähetys kirjataan Transsmart-alustalle. Tila muuttuu arvoon NEW tai BOOK. Joillekin kuljetusyhtiöille myös noutopyyntö lähetetään tässä vaiheessa.
• Book & print: lähetys varataan kuljetusyhtiön kanssa ja etiketti tulostuu automaattisesti. Lähetyksen tila muuttuu nyt tilaan LABL.
• Cancel: jos et halua varata tai tallentaa lähetystä, valitse Cancel. Lähetystä ei luoda.