E-Mail-Vorlage erstellen
1. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie ändern möchten, oder wählen Sie "New template".
2. Geben Sie dieser Vorlage einen aussagekräftigen Namen
Zum Beispiel „Pick up Point pick-up mail NL“. Dieser Name ist nur für Sie selbst sichtbar.
3. E-Mails basierend auf Länder- oder Sprachcode versenden
Die Optionen in dieser Dropdown-Liste hängen von Ihrer Konfiguration der E-Mail-Vorlagen-Einstellung in den Account Settings ab (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Bitte beachten Sie diese Einstellung und die zusätzlichen Informationen unter der i-Schaltfläche, um genau zu verstehen, wie diese Einstellung funktioniert. Es ist sehr wichtig, die richtige Einstellung basierend darauf zu wählen, wie Sie Ihre Sendungen buchen. Wenn Sie die Einstellung dort auf Sprachcodes konfigurieren, enthält die Dropdown-Liste in der E-Mail-Vorlage nur Sprachcodes und umgekehrt.
Wenn Sie E-Mails basierend auf dem Ländercode in Ihren Sendungen versenden möchten, fügen Sie diesen Ländercode in den Namen Ihrer Vorlage ein.
Beispiel: GB - Your shipment is on its way. Oder: NL - Je bestelling is onderweg.
Wenn Ihre Sendung einen Ländercode hat, der in Ihren Vorlagen nicht vorhanden ist, wählt unser System automatisch GB aus.
4. E-Mails basierend auf E-Mail-Typ versenden
Wenn Sie E-Mails basierend auf dem E-Mail-Typ versenden möchten, legen Sie den korrekten Wert fest. Dieser liegt zwischen 0 und 255.
5. Absender der E-Mail.
Die Absenderadresse kann beispielsweise noreply@yourcompany.nl oder info@yourcompany.nl sein. Eine weitere Möglichkeit ist, den Firmennamen in die Absenderadresse aufzunehmen. Schreiben Sie dazu den Firmennamen und dahinter die E-Mail-Adresse in spitzen Klammern <>. Beispiel: Company name <info@yourcompany.nl>
Dies sieht dann wie folgt aus:
Hinweis: Diese E-Mails werden von Transsmart in Ihrem Namen versendet. Damit die E-Mails versendet werden können, muss Transsmart in den SPF-Einträgen mit include: spf.transsmart.com aufgenommen werden. Wenn Sie dies nicht tun, kommen die E-Mails nicht an oder landen automatisch im Spam-Ordner.
- Sind Sie unsicher, wie Sie die SPF-Einträge bearbeiten? Ihr IT-Administrator kann dies wahrscheinlich für Sie einrichten.
- Möchten Sie prüfen, ob Transsmart bereits aufgenommen wurde? Nutzen Sie beispielsweise das Tool mxtoolbox.
Im Artikel „Increase delivery reliability of emails with SPF records“ finden Sie weitere Informationen.
6. Die BCC.
Wir empfehlen, die E-Mail-Adresse des Absenders (Archivpostfach) standardmäßig in die BCC aufzunehmen. So können Sie sicher sein, dass die E-Mails versendet wurden und welche Informationen sie enthalten. Um mehrere E-Mail-Adressen in die BCC aufzunehmen, geben Sie E-Mail-Adresse 1 ein, gefolgt von einem Komma und einem Leerzeichen: info@company.com, info@company2.com.
7. Der Betreff der E-Mail.
Sie können einen statischen oder einen dynamischen Betreff verwenden. Ein dynamischer Betreff enthält beispielsweise die Bestellnummer oder die Referenz der Sendung.
Beispiel:
- Ihre Bestellung wurde versendet!
- Ihre Bestellung wurde bei „company name“ versendet.
- Ihre Bestellung Shipment123 wurde versendet (im Vorlagencode: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Ihre Bestellung Zending123 ist zur Abholung bereit! (im Vorlagencode: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Bestellung 123 wurde heute von uns versendet (im Vorlagencode: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
Sie können hier auch Sendungsdaten abrufen, um diese im Betreff anzuzeigen. Hierfür müssen Sie eine foreach-Schleife verwenden. Zum Beispiel:
#foreach($!item in $!shipments)Trace your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. Die E-Mail selbst: der Inhalt.
Es gibt mehrere Optionen und Variablenfelder, die Sie im Inhalt verwenden können.
-
Der Inhalt Ihrer E-Mail muss im HTML-Format erstellt werden.
Sie können die aktuellen Versionen von HTML und CSS verwenden.
-
Bilder müssen öffentlich über eine URL verfügbar sein.
Beispiel http://www.company.com/image1.jpg. Es spielt keine Rolle, welches Format Sie verwenden. Es ist nicht möglich, Bilder auf unserem Server zu speichern. Stellen Sie sicher, dass Sie die Dateiendung .jpg verwenden, da andere Dateiendungen möglicherweise in Outlook/Mail-Clients Ihrer Kunden nicht angezeigt werden.
-
Inline-CSS sollte verwendet werden.
-
Eigenes HTML.
Es ist möglich, Ihr eigenes HTML zu verwenden. Gehen Sie zum Editor, klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie anschließend das <>-Symbol für die Codeansicht. Fügen Sie hier Ihren HTML-Code ein und fertig!
Bitte prüfen Sie die Lösung des Artikels Usage of HTML code for tables with Transsmart variables, um die Transsmart-Sendungsvariablen korrekt im HTML-Code zu implementieren.
8.1 Verwendung von Variablenfeldern.
Innerhalb unseres Systems gibt es verschiedene Arten von Tabellen, die Sie verwenden können. Sie können diese direkt im Editor innerhalb von MyTranssmart auswählen und einfügen.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um weitere Optionen aufzurufen.
Versandinformationen: zum Beispiel die Variablen Kostenstelle, Frachtführer, Anweisungen, Track&Trace-URL und Anzahl der Pakete.
Referenzen: zum Beispiel die Variablen Bestellnummer, Ihre Referenz, Projektnummer usw.
Paketinformationen: z. B. die Variablen HS-Code, Ursprungsland, Beschreibung, Anzahl der Stücke usw. Hinweis: nur verfügbar für Referenzen auf Sendungsebene.
Adressen: enthält alle Adressfelder der Versand-, Empfangs-, Rechnungs- und Drittpartei-Adressen.
Anrede: enthält die Felder Ansprechpartner des Absenders, Empfängers, der Rechnung und der Drittpartei.
Wichtig: Ein #foreach ($!Item in $!Shipments) und ein #end sind erforderlich. Damit wird eine sogenannte Schleife erstellt und sichergestellt, dass die Informationen aus der Sendung verwendet werden.
Achten Sie besonders auf die Informationen aus den Lieferscheinpositionen, da hier eine zusätzliche Schleife erforderlich ist, nämlich: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Dies muss daher wie folgt implementiert werden:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
die entsprechenden $!delnote.get('x') Tags, die Sie aus der Buchung abrufen möchten
#end
Diese Tags werden automatisch zu den Variablen hinzugefügt, wenn Sie diese über die Schaltflächen im Editor in Ihre Vorlage einfügen. Am Ende dieses Artikels finden Sie alle möglichen Variablen.
8.2 Track-and-Trace-URL hinter einem Bild oder Text
Im Editor wurde es einfach gestaltet, die Track-and-Trace-URL hinter einem Bild oder bestimmten Text zu platzieren.
Track-and-Trace-URL hinter einem Bild:
- Fügen Sie das Bild in Ihre E-Mail ein.
- Klicken Sie auf das Bild und wählen Sie „Insert link“.
- Klicken Sie oben auf die Lupe und wählen Sie Track & trace URL.
- Optional können Sie auswählen, ob die URL in einem separaten Tab geöffnet werden soll.
- Klicken Sie auf Update und die Änderungen werden gespeichert.
Track-and-Trace-URL hinter Text:
- Wählen Sie den Text aus, hinter dem Sie die Track-and-Trace-URL einfügen möchten
- Klicken Sie oben im Editor auf „Insert link“
- Klicken Sie oben auf die Lupe und wählen Sie Track & trace URL.
- Ändern Sie den Text, den Sie in der E-Mail anklickbar machen möchten.
- Optional können Sie auswählen, ob die URL in einem separaten Tab geöffnet werden soll.
- Klicken Sie auf Update und die Änderungen werden gespeichert.
8.3 Beispiel-E-Mail
Hallo!
#foreach ($!item in $!shipments)
Ihre Bestellung mit der Referenz $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') wurde heute von uns versendet an:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Sie können den Status Ihrer Sendung verfolgen über $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Mit freundlichen Grüßen, Company name
8.4 Zusätzliche Optionen für Ihre E-Mail
Personalisierte Anrede:
#foreach ($!item in $!shipments)
Sehr geehrte/r $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Geben Sie an, mit welchem Frachtführer die Sendung versendet wird:
#foreach ($!item in $!shipments)
Ihre Bestellung wird versendet durch $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
#end
Sendungsinformationen:
#foreach ($!item in $!shipments)
Sendungsgewicht: $!item.shipment.get('shr_weight')
Anzahl der Pakete: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Diese Lieferung enthält die folgenden Artikel:
| Artikelnummer | Beschreibung | Anzahl |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. Testen der E-Mail
Ist Ihre E-Mail zufriedenstellend? Dann können Sie die E-Mail nun testen, um zu sehen, wie sie an Kunden versendet wird.
- Speichern Sie Ihre Änderungen
- Klicken Sie auf „Send a test mail“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Test-E-Mail erhalten möchten.
- Sie können eine Referenz einer Ihrer Sendungen hinzufügen, sodass Sie sofort sehen, ob alle Variablenfelder korrekt ausgefüllt sind.
10. Vorlage duplizieren
Sind Sie vollständig zufrieden mit Ihrer Vorlage? Sie können diese duplizieren, sodass Sie sie einfach für eine andere Sprachversion oder mit Daten einer Ihrer anderen Firmen/Marken wiederverwenden können.
- Klicken Sie auf „Duplicate template“
- Geben Sie Ihrer Vorlage einen neuen Namen und speichern Sie sie.
- Anschließend können Sie diese duplizierte Vorlage nach Wunsch bearbeiten.
11. Alle verfügbaren Variablen
Nachfolgend finden Sie die Variablenfelder gruppiert nach Kategorie:
Sendungsinformationen
#foreach($!item in $!shipments)
Gewichtseinheit: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Gewicht der Sendung: $!item.shipment.get('shr_weight')
Wert der Sendung: $!item.shipment.get('shr_value')
Währungswert: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track & Trace URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Gewünschte Lieferzeit bis: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Gewünschte Lieferzeit: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Gewünschtes Lieferdatum: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Abholzeit bis: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Abholzeit: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Abholdatum: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Lademeter Sendung: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Lademeter berechnet: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Anweisung: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Beschreibung: $!item.shipment.get('shr_descr')
Name des Frachtführers: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Anzahl der Pakete: $!item.shipment.get('shr_colli')
Kostenstelle: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Referenzen
#foreach($!item in $!shipments)
Ihre Referenz: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Sendungsreferenz: $!item.shipment.get('shr_reference')
Servicepunkt: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Routen-ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Projekt: $!item.additional.get('PROJECT')
Sonstiges: $!item.additional.get('OTHER')
Bestellnummer: $!item.additional.get('ORDER')
Standort: $!item.additional.get('LOCATION')
Techniker: $!item.additional.get('ENGINEER')
Fahrer-ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Lieferschein: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Liefer-ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Kundenbestellnummer: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Konsolidierungsreferenz: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agentenreferenz: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Rechnung: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Lieferscheininformationen
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Mengeneinheit: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Währung des Preises: $!delnote.get('dnl_currency')
Stückpreis: $!delnote.get('dnl_price')
Bestellmenge: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Nachbestellmenge: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Menge: $!delnote.get('dnl_quantity')
Beschreibung: $!delnote.get('dnl_description')
Ursprungsland: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Seriennummer des Artikels: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Artikel-ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
HS-Code des Artikels: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Adressen
#foreach($!item in $!shipments)
Postleitzahl Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Straße 3 Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Straße 2 Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Straße und Hausnummer Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Name Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Land Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Ansprechpartner Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Ort Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Postleitzahl Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Straße 3 Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Straße 2 Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Straße und Hausnummer Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Name Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Land Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Ansprechpartner Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Ort Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Postleitzahl Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Straße 3 Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Straße 2 Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Straße und Hausnummer Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Name Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Land Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Ansprechpartner Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Ort Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Postleitzahl Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Straße 3 Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Straße 2 Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Straße und Hausnummer Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Name Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Land Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Ansprechpartner Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Ort Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Anrede
#foreach($!item in $!shipments)
Ansprechpartner Drittpartei: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Ansprechpartner Absender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Ansprechpartner Empfänger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Ansprechpartner Rechnungsadresse: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end