Es gibt drei Möglichkeiten, eine neue Sendung zu buchen:
- Über new shipment
- Über import shipments
- Über das Kopieren einer aktuellen Sendung
Im Folgenden wird erläutert, wie Sie eine neue Sendung manuell buchen können. Sehen Sie sich die anderen Lösungen an, um die weiteren Optionen kennenzulernen.
Buchung einer einzelnen Sendung
Gehen Sie zu manage shipments und klicken Sie anschließend auf new shipment. Sie werden zu shipment details weitergeleitet. Dieser Bildschirm ist in drei Bereiche unterteilt:
- Addresses: der Bereich mit Absender- und Empfängeradressen. Bei Bedarf können Sie auch die Rechnungs- und/oder Drittadressen ausfüllen.
- Packages: die paketspezifischen Informationen, Möglichkeit, Lieferscheinlineien hinzuzufügen, sowie Informationen zu Gefahrgut.
- Shipping: allgemeine Informationen zu Versanddetails und zusätzlichen Details. Bei Bedarf können Sie außerdem zusätzliche Shipping information für Versanddetails und zusätzliche Referenzen angeben.
1 Addresses
1.1 Sender
- In diesen Adressdaten werden die Details des Absenders bzw. der Abholadresse eingetragen.
- Diese Adresse wird als Absender der Sendung verwendet. Wenn Ihre Adresse in 'Manage Account' konfiguriert ist, wird diese Adresse automatisch vorausgefüllt.
1.2 Receiver
- In diesem Abschnitt werden die Details des Absenders oder der Abholadresse eingetragen.
- Wenn Sie ein Adressbuch verwenden, können Sie im Feld 'Address Book' die ersten Buchstaben einer Adresse aus Ihrem Adressbuch eingeben. Ihnen wird dann die Möglichkeit geboten, aus Ihrem Adressbuch zu wählen, und die Daten werden automatisch hinzugefügt.
- Unter Kontaktperson werden die Kontaktdaten des Empfängers eingetragen. Diese sind besonders wichtig (manchmal sogar verpflichtend) für Expresssendungen, bei denen der Frachtführer für die Lieferkommunikation einen Namen, eine Telefonnummer und/oder eine E-Mail-Adresse verlangt.
Wenn Sie diese Sendung an einen Abholpunkt versenden möchten, können Sie in diesem Abschnitt einen Standort auswählen. Füllen Sie zuerst die Empfängerdaten des Verbrauchers aus und klicken Sie dann auf 'Select pickup point', woraufhin die Karte mit den Standorten geladen wird.
Wählen Sie einen Standort aus und wählen Sie 'Add Pickup point'. Die Adresse des gewählten Standorts wird automatisch in die Empfängeradresse übernommen und die Daten des Verbrauchers werden automatisch in die Rechnungsadresse übertragen.
1.3 Invoice and Third Party
- Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine Rechnungsadresse (INVC, invoice) oder Daten einer dritten Partei (3PTY, 3rd party) hinzuzufügen. Im Abschnitt Invoice können Sie die Daten der Person eingeben, der die Waren in Rechnung gestellt werden sollen. Diese Informationen sind beispielsweise wichtig bei Drop-Shipments, bei denen ein Großhändler (Absender) im Auftrag des Kunden (invoice) Waren direkt an den Endkunden (Empfänger) versendet. Wählen Sie für diese Option INVC oder 3PTY und klicken Sie auf add address. Es erscheint nun ein neuer Tab, den Sie ausfüllen müssen.
2 Packages
2.1 Packages
Bevor Sie eine Buchung vornehmen können, müssen Sie die Anzahl der Packstücke angeben. Wenn Sie Ihr Konto über Manage Account konfiguriert haben, ist standardmäßig bereits ein Packstück vorab ausgefüllt. Die Symbole neben den Packstückzeilen können zum Bearbeiten oder Löschen verwendet werden.
Verwenden Sie die Schaltfläche Add Package, um ein Packstück hinzuzufügen.
2.2 Delivery Note
Delivery-Notizinformationen sind optional und können für papierlose Rechnungsprozesse außerhalb der Europäischen Union verwendet werden, bei denen Frachtinformationen über den Frachtführer an den Zoll übermittelt werden müssen. Diese Informationen können mithilfe einer oder mehrerer Lieferscheinszeilen erfasst werden.
Diese Informationen sind für den Transport äußerst wichtig und sollten in enger Abstimmung mit dem Frachtführer eingegeben werden. Transsmart übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten.
Klicken Sie auf add information, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
2.3 Dangerous Goods
Wenn Sie Gefahrgüter versenden, können Sie das Segment Dangerous Goods verwenden, um die Daten für die ADR-Produkte zu erfassen. Sie können mehrere Produkte zu einem Packstück hinzufügen, sodass der Frachtführer genau weiß, welche Gefahrstoffe sich in welchem Packstück und in welcher Menge befinden.
Diese Informationen sind für den Transport von Gefahrstoffen äußerst wichtig und müssen in enger Abstimmung mit dem Frachtführer eingegeben werden. Transsmart übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten.
Durch Drücken der Schaltfläche add information können Sie eine oder mehrere Zeilen hinzufügen. Sie können wählen, ob Sie dies auf Sendungsebene oder auf Packstückebene hinzufügen möchten.
3 Shipping
3.1 General
In diesem Segment werden die allgemeinen Sendungsdaten auf Basis der Konfiguration und/oder der gewünschten Details erfasst.
| Field | Meaning |
| Reference | Ihre eindeutige Referenz für die Sendung. |
| Booking Profile | Wenn Sie Manage Account konfiguriert haben, stehen voreingestellte Booking Profiles zur Auswahl. Der Standardwert wird automatisch vorausgefüllt. |
| Run Carrier Selection | Wenn Transportpreise bei Transsmart hinterlegt wurden, kann die Schaltfläche run carrier selection verwendet werden, um die Transportservices anzuzeigen, die für die von Ihnen erfasste Sendung verfügbar sind und zu welchen Kosten. Auf dieser Grundlage wählen Sie die Transportservices aus. Durch Klicken auf select können Sie Ihre Auswahl für Carrier und/oder Service Level (service level time/other) ändern. |
| Carrier | Der Frachtführer, mit dem Sie die Sendung versenden möchten. Der Standardwert wird automatisch vorausgefüllt. |
| Service Level Time | Der gewünschte Service Level des Frachtführers. Der Standardwert wird automatisch vorausgefüllt. |
| Service Level Time Other | Wählen Sie die zusätzliche Service-Level-Option des Frachtführers, falls verfügbar und gewünscht (zum Beispiel ADR, Saturday delivery, cash on delivery). Der Standardwert wird automatisch vorausgefüllt. |
| Pick-Up Date | Das gewünschte Abholdatum.* Standardmäßig ist das heutige Datum eingestellt. |
| Pick-Up Time |
From/To
Die gewünschte Abholzeit from/to.*
Cost Center Die Kostenstelle, auf die Sie buchen möchten. Incoterm Die Incoterms legen die genaue Verteilung der Pflichten von Verkäufer und Käufer in (internationalen) Transportverträgen fest. Dies wurde in Ihrem Transportvertrag vereinbart. Payment terms Hier können Sie Zahlungsbedingungen hinzufügen; diese überschreiben die Incoterms. Mail Type Hier können Sie angeben, welche E-Mail-Benachrichtigungen an den Empfänger gesendet werden können, sofern dies für Sie konfiguriert ist. Der Standardwert wird vorausgefüllt. Language Hier können Sie den Sprachcode des Empfängers eintragen. Basierend auf dieser Sprache wird die Track-and-Trace-E-Mail gesendet.* Instruction Die Anweisungen für den Frachtführer.*
* Achtung! Nicht jeder Frachtführer verwendet diese Informationen.
3.2 Versandinformationen
In diesem Abschnitt können Sie weitere Details zu dieser Sendung angeben.
Shipping Details
| Shipment Value | Der Wert des Inhalts der Sendung. |
| Shipment Weight | Das Gewicht des Inhalts der Sendung. |
| Shipment Weight Calculated | Das berechnete Gewicht des Inhalts der Sendung. |
| Load Meters | Die Lademeter der Sendung. |
| Load Meters Calculated | Die berechneten Lademeter der Sendung. |
| Shipment Value | Der Wert des Inhalts der Sendung. |
| Service Type | Die Angabe, ob es sich um eine Sendung mit Dokumenten handelt. |
| Description | Die description des Inhalts der Sendung. |
* Achtung! Nicht jeder Frachtführer verwendet diese Informationen.
Monetary Values
Hier können Sie Geldbeträge auf Sendungs- oder Kolli-Ebene hinzufügen. Sie können für goods, customs, insurance, COD, freight, taxes, duties oder spotprice angegeben und jeweils mit einem Betrag und einer Währung versehen werden.
Additional Reference
Jede Sendung kann mit einer oder mehreren zusätzlichen Referenzen versehen werden. Diese Referenzen finden Sie im Segment Shipping Information auf der rechten Seite. In Absprache mit Transsmart können diese Referenzen auf dem Label gedruckt und/oder in der E-Mail-Benachrichtigung verwendet werden.
4. Action buttons
Sie haben nun die Eingabe der Sendungsdaten abgeschlossen und können die folgenden Action buttons verwenden:
- Save as Concept: Speichern Sie diese Sendung, um später fortzufahren. Die Sendung wird nicht an den Carrier gesendet, sie ist im dashboard mit dem Status NONE sichtbar.
- Book: Die Sendung wird in der Transsmart Plattform erfasst. Der Status ändert sich zu NEW oder BOOK. Für einige Carrier wird nun auch die Pick-up request gesendet.
- Book & print: Die Sendung wird beim Carrier gebucht und das Label wird automatisch gedruckt. Der Status der Sendung ändert sich nun zu LABL.
- Cancel: Wenn Sie die Sendung weder buchen noch speichern möchten, wählen Sie Cancel. Die Sendung wird nicht erstellt.