At arbejde med hoved-/underkontostrukturen, eller forældre-/underordnet-strukturen, giver dig mulighed for at se forsendelser fra alle (under-)underkonti. Når du er logget ind på din forældrekonto, kan du også konfigurere indstillingerne for disse (under-)underkonti samt booke og udskrive forsendelser på vegne af dem. Denne artikel forklarer alle funktioner.
Hierarkisk kan kontostrukturen se sådan ud (eksempel):
Forælder (hovedkonto)
- Barn A (underkonto)
A. Barnebarn A1 (under-underkonto) - Barn B
A. Barnebarn B1
B. Barnebarn B2 - Barn C
- Barn D
- Osv.
I forklaringen i nedenstående artikel bruges ovenstående terminologi: forældrerkonto, barnekonto og barnebarnekonto.
Sådan fungerer forældre-/underordnet-strukturen
Når du er logget ind på din forældrekonto, kan du klikke på dit brugernavn i øverste højre hjørne. En rullemenu med alle barn- og barnebarnkonti vises. Du kan nemt "besøge" en (under-)underkonto ved at klikke på den. At gå tilbage til din forældrekonto fungerer på præcis samme måde — altid uden behov for at logge ud og logge ind igen. Kontoskiftet sker øjeblikkeligt.
Konfiguration af kontoindstillinger
Forælderkonti kan konfigurere barn- og barnebarnkonti. Ved at "besøge" (under-)underkonterne kan du gå ind i Manage Account og konfigurere indstillingerne. Barnkonti kan gøre det samme for barnebarnkonti. Barnebarnkonti kan ikke konfigurere indstillinger for andre konti.
Bookingprofiler og pakker
Barn- og barnebarnkonti overtager nogle indstillinger fra forælderkonteen. Det gælder for eksempel bookingprofiler og pakker. (Under-)underkonterne kan ikke redigere disse indstillinger. Barnkonti kan dog tilføje konfiguration, der vil være synlig for barnebarnkonterne. Barnebarnkonti kan slet ikke redigere for andre konti.
Nedenstående tabel viser dette hierarki:
| Forælder | Oprettet | Ikke synlig | Ikke synlig | Ikke synlig | Ikke synlig |
| Barn A | Synlig, ikke redigerbar | Oprettet | Ikke synlig | Ikke synlig | Ikke synlig |
| Barnebarn A | Synlig, ikke redigerbar | Synlig, ikke redigerbar | Oprettet | Ikke synlig | Ikke synlig |
| Barn B | Synlig, ikke redigerbar | Ikke synlig | Ikke synlig | Oprettet | Ikke synlig |
| Barnebarn B | Synlig, ikke redigerbar | Ikke synlig | Ikke synlig | Synlig, ikke redigerbar | Oprettet |
Nedenstående billede viser de tilgængelige pakker i en barnekonto. Pakke 1 og 3 er hentet fra forælderkonteen og kan ikke redigeres. Pakke 2 er tilføjet af barnekontoen selv og kan redigeres.
Booking af forsendelser
I øjeblikket kan forælderkonti kun booke for barnkonti ved at "besøge" dem og ikke via forælderkonteen selv. Transsmart undersøger, hvordan forælderkonti kan booke for barnebarnkonti ligeledes.
Udskrivning af forsendelser
Printerindstillinger skal konfigureres på forælderkonteen for at kunne udskrive etiketter og dokumenter for barnkonti. I øjeblikket kan forælderkonti kun udskrive for barnkonti via forælderkontoens oversigtside. Du kan også udskrive forsendelser fra barnkonti ved at "besøge" dem. Transsmart undersøger, hvordan forælderkonti kan udskrive for barnebarnkonti ligeledes.
Download af dokumenter
- Forælderkonti kan downloade dokumenter fra barnkonti (der ikke er konfigureret på brugerniveau).
- Barnkonti kan downloade dokumenter fra barnebarnkonti (der ikke er konfigureret på brugerniveau).
- Transsmart undersøger i øjeblikket, hvordan forælderkonti kan downloade for alle underkonti.
Download og import af forsendelser
På oversigtssiden er der mulighed for at downloade forsendelser og bruge dette Excel-ark til at importere dem. Dette er kun muligt for forsendelser foretaget på den konto, du er logget ind på. Forælderen kan derfor kun downloade forsendelser booket på forælderkonteen og ikke forsendelser fra underkonteen.
Det samme gælder for importfunktionen: du kan kun importere forsendelser for den konto, du er logget ind på. Hvis du er logget ind på forælderkonteen, kan du importere forsendelser for denne konto. Ønsker du at importere for din barnekonto? Det kan du gøre ved at besøge kontoen via "handle på vegne af" (øverst til højre — klik på din konto — vælg den konto, du vil gå til), eller du kan logge direkte ind på kontoen og foretage importen der.
Manifest
Fra forælderkonteen er det endnu ikke muligt at oprette manifester for barn- eller barnebarnkonti. Transsmart undersøger i øjeblikket dette problem. En opdatering følger hurtigst muligt.
Rapportering
- Forælderkonti kan oprette en rapport for hele forælderen, dvs. den indeholder data fra alle barn- og barnebarnkonti.
- Derudover kan du vælge en bestemt (under-)underkonto via rullemenuen "account codes" i rapporterne for at oprette en rapport for blot én eller flere konti.
Temaer
Så snart du begynder at bruge underkonti, bliver temafunktionen tilgængelig for dig. Vores Tema-artikel indeholder flere oplysninger.