Opret e-mailskabelon
1. Vælg den skabelon, du vil ændre, eller vælg "New template".
2. Giv denne skabelon et meningsfuldt navn
For eksempel "Pick up Point pick-up mail NL". Dette navn er kun synligt for dig selv.
3. Send e-mails baseret på landekode eller sprogkode
Valgmulighederne i rullemenuen her afhænger af din konfiguration af indstillingen Email template i Account Settings (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Vær opmærksom på denne indstilling og den ekstra information under i-knappen for at forstå præcist, hvordan indstillingen fungerer. Det er meget vigtigt at vælge den korrekte indstilling baseret på, hvordan du booker dine forsendelser. Hvis du konfigurerer indstillingen der til Language codes, vil rullemenuen i mailskabelonen kun indeholde sprogkoder og omvendt.
Hvis du vil sende e-mails baseret på landekoden i dine forsendelser, skal du placere denne landekode i navnet på din skabelon.
Eksempel: GB - Your shipment is on its way. Eller: NL - Je bestelling is onderweg.
Hvis din forsendelse har en landekode, som ikke findes i dine skabeloner, vil vores system automatisk vælge GB.
4. Afsendelse af e-mails baseret på mailtype
Hvis du vil sende mails baseret på mailtype, skal du angive den korrekte værdi. Denne er mellem 0 og 255.
5. Afsender af e-mailen.
Afsenderadressen kan for eksempel være noreply@yourcompany.nl eller info@yourcompany.nl. En anden mulighed er at inkludere firmanavnet i afsenderadressen. Det gør du ved at skrive firmanavnet og e-mailadressen bagved mellem <>. Eksempel: Company name <info@yourcompany.nl>
Dette vil se sådan ud:
Bemærk: disse e-mails sendes af Transsmart på dine vegne. For at kunne sende e-mails skal Transsmart inkluderes i SPF-records med include: spf.transsmart.com. Hvis du ikke gør dette, vil e-mailsene ikke nå frem eller automatisk ende i spam-mappen.
- Er du ikke sikker på, hvordan du redigerer SPF-records? Din IT-administrator kan sandsynligvis hjælpe dig med dette.
- Vil du kontrollere, om Transsmart allerede er inkluderet? Brug for eksempel værktøjet mxtoolbox.
I artiklen "Increase delivery reliability of emails with SPF records" finder du mere information.
6. BCC.
Vi anbefaler, at du som standard placerer afsenderens e-mailadresse (arkivpostkasse) i BCC. På den måde kan du være sikker på, at e-mailsene er sendt, og hvilket indhold de indeholder. For at tilføje flere e-mailadresser i BCC skal du indtaste e-mailadresse 1 efterfulgt af et komma og et mellemrum: info@company.com, info@company2.com.
7. Emnet for e-mailen.
Du kan bruge et statisk emne eller et dynamisk emne. Et dynamisk emne indeholder for eksempel ordrenummeret eller referencen på forsendelsen.
Eksempel:
- Your order has been shipped!
- Your order has been shipped at "company name".
- Your order Shipment123 has been shipped (in the template code: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Your order Zending123 is ready to be picked up! (in the template code: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Order 123 has been shipped by us today (in the template code: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
Du kan også hente forsendelsesdata her for at vise dem i emnet. Du skal bruge et foreach-loop for at få dette til at fungere. For eksempel:
#foreach($!item in $!shipments)Track your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. Selve e-mailen: brødteksten.
Der er flere muligheder og variable felter, som du kan bruge i brødteksten.
-
Brødteksten i din e-mail skal være formateret i HTML.
Du kan bruge de aktuelle versioner af HTML og CSS.
-
Billeder skal være offentligt tilgængelige via en URL.
Eksempel http://www.company.com/image1.jpg. Det er ligegyldigt, hvilket format du bruger. Det er ikke muligt at gemme billeder på vores server. Sørg for at bruge en .jpg-filendelse, da andre filendelser muligvis ikke vises i Outlook/mailklienter hos dine kunder.
-
Inline-css skal anvendes.
-
Egen HTML.
Det er muligt at bruge din egen HTML. Gå til editoren, klik på de tre prikker og vælg derefter <> kodevisningssymbolet. Indsæt din HTML-kode her, og så er du færdig!
Tjek løsningen i Usage of HTML code for tables with Transsmart variables for korrekt implementering af Transsmart-forsendelsesvariabler i HTML-koden.
8.1 Brug af variable felter.
I vores system findes der forskellige typer tabeller, som du kan bruge. Du kan vælge og indsætte dem direkte fra editoren i MyTranssmart.
Klik på de tre prikker øverst til højre for at få adgang til flere muligheder.
Forsendelsesinformation: for eksempel variablerne omkostningssted, transportør, instruktioner, track&trace-url og antal kolli.
Referencer: for eksempel variablerne ordrenummer, din reference, projektnummer osv.
Pakkedata: f.eks. variablerne HS-kode, oprindelsesland, beskrivelse, antal stk. osv. Bemærk; kun tilgængelig for referencer på forsendelsesniveau.
Adresser: dette indeholder alle adressefelter for afsender, modtager, faktura og tredjepartsadresser.
Hilsen: dette indeholder felterne kontaktperson for afsender, modtager, faktura og tredjepart.
Det er vigtigt, at en #foreach ($!Item in $!Shipments) og en #end er påkrævet. Dette er for at lave et såkaldt loop og sikre, at informationen fra forsendelsen bruges.
Vær særlig opmærksom på informationen fra følgeseddellinjerne, da der her er behov for et ekstra loop, nemlig: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Dette skal derfor implementeres således:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
de respektive $!delnote.get('x') tags, som du vil hente fra bookingen
#end
Disse tags tilføjes automatisk til variablerne, når du indsætter dem i din skabelon via knapperne i editoren. Nederst i denne artikel finder du alle mulige variabler.
8.2 Track-and-trace-URL bag et billede eller tekst
Det er gjort nemt i editoren at placere track-and-trace-URL’en bag et billede eller en bestemt tekst.
Track-and-trace-URL bag et billede:
- Tilføj billedet til din e-mail.
- Klik på billedet og vælg 'Insert link'.
- Klik på forstørrelsesglasset øverst og vælg Track & trace URL.
- Du kan valgfrit vælge, om URL’en skal åbnes i en separat fane.
- Klik på Update, og ændringerne gemmes.
Track-and-trace-URL bag tekst:
- Vælg den tekst, som du vil indsætte track-and-trace-URL’en bag
- Klik på 'Insert link' øverst i editoren
- Klik på forstørrelsesglasset øverst og vælg Track & trace URL.
- Ret teksten til den tekst, du vil gøre klikbar i e-mailen.
- Du kan valgfrit vælge, om URL’en skal åbnes i en separat fane.
- Klik på Update, og ændringerne gemmes.
8.3 Eksempel på e-mail
Hej!
#foreach ($!item in $!shipments)
Din ordre med reference $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') er sendt af os i dag til:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Du kan spore status på din forsendelse via $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Venlig hilsen, Company name
8.4 Yderligere muligheder for din e-mail
Personlig hilsen:
#foreach ($!item in $!shipments)
Kære $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Angiv med hvilken transportør forsendelsen sendes:
#foreach ($!item in $!shipments)
Din ordre sendes med $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
#end
Forsendelsesinformation:
#foreach ($!item in $!shipments)
Forsendelsesvægt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Antal pakker: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Denne levering indeholder følgende varer:
| Varenummer | Beskrivelse | Antal |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. Test af e-mailen
Er din e-mail tilfredsstillende? Så kan du nu teste e-mailen for at se, hvordan den sendes til kunderne.
- Gem dine ændringer
- Klik på ‘Send a test mail’.
- Indtast den e-mailadresse, hvor du vil modtage testmailen.
- Du kan tilføje en reference til en af dine forsendelser, så du straks kan se, om alle variable felter er korrekt udfyldt.
10. Duplikér skabelon
Er du helt tilfreds med din skabelon? Du kan duplikere den, så du nemt kan genbruge den til en anden sprogversion eller med data fra en af dine andre virksomheder/brands.
- Klik på "Duplicate template"
- Giv din skabelon et nyt navn og gem den.
- Du kan derefter redigere denne duplikerede skabelon efter ønske.
11. Alle tilgængelige variabler
Nedenfor er de variable felter grupperet pr. kategori:
Forsendelsesinformation
#foreach($!item in $!shipments)
Vægtenhed: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Forsendelsens vægt: $!item.shipment.get('shr_weight')
Forsendelsens værdi: $!item.shipment.get('shr_value')
Valuta for værdi: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track en trace-URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Ønsket leveringstid til: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Ønsket leveringstid: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Ønsket leveringsdato: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Afhentningstid til: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Afhentningstid: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Afhentningsdato: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Ladmeter forsendelse: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Ladmeter beregnet: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Instruktion: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Beskrivelse: $!item.shipment.get('shr_descr')
Transportørnavn: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Antal kolli: $!item.shipment.get('shr_colli')
Omkostningssted: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Referencer
#foreach($!item in $!shipments)
Din reference: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Forsendelsesreference: $!item.shipment.get('shr_reference')
Servicepunkt: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Rute-ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Projekt: $!item.additional.get('PROJECT')
Andet: $!item.additional.get('OTHER')
Ordrenummer: $!item.additional.get('ORDER')
Lokation: $!item.additional.get('LOCATION')
Tekniker: $!item.additional.get('ENGINEER')
Chauffør-ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Følgeseddel: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Leverings-ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Kundeordrenummer: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Konsolideringsreference: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agentreference: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Faktura: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Følgeseddelinjeinformation
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Antal enhed: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Valuta for antalpris: $!delnote.get('dnl_currency')
Antalpris: $!delnote.get('dnl_price')
Bestilt antal: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Restordre antal: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Antal: $!delnote.get('dnl_quantity')
Beskrivelse: $!delnote.get('dnl_description')
Oprindelsesland: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Vareserienummer: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Vare-ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
Vare HS-kode: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Adresser
#foreach($!item in $!shipments)
Tredjeparts postnummer: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Tredjeparts adresse linje 3: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Tredjeparts adresse linje 2: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Tredjeparts adresse og husnummer: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Tredjeparts navn: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Tredjeparts land: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Tredjeparts kontakt: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Tredjeparts by: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Afsenders postnummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Afsenders adresse linje 3: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Afsenders adresse linje 2: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Afsenders adresse og husnummer: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Afsenders navn: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Afsenders land: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Afsenders kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Afsenders by: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Modtagers postnummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Modtagers adresse linje 3: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Modtagers adresse linje 2: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Modtagers adresse og husnummer: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Modtagers navn: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Modtagers land: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Modtagers kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Modtagers by: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Faktura postnummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Faktura adresse linje 3: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Faktura adresse linje 2: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Faktura adresse og husnummer: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Faktura navn: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Faktura land: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Faktura kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Faktura by: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Hilsen
#foreach($!item in $!shipments)
Tredjeparts kontakt: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Afsenders kontakt: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Modtagers kontakt: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Faktura kontakt: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end