Booking af en forsendelse via New Shipment
Der er tre måder at booke en ny forsendelse på:
- Via new shipment
- Via import shipments
- Ved at kopiere en eksisterende forsendelse
Her forklarer vi, hvordan du manuelt kan booke en ny forsendelse. Se de andre løsninger for at få indblik i de øvrige muligheder.
Booking af en enkelt forsendelse
Gå til manage shipments og klik derefter på new shipment. Du bliver ført til shipment details. Skærmen er opdelt i tre sektioner:
- Addresses: sektionen med afsender- og modtageradresser. Om nødvendigt kan du også udfylde faktura- og/eller tredjepartsadresser.
- Packages: pakkespecifik information, mulighed for følgeseddellinjer og oplysninger om farligt gods.
- Shipping: generelle oplysninger om forsendelsen og yderligere detaljer. Om nødvendigt også Shipping information med yderligere referencer.
1 Addresses
1.1 Sender
- Her indtastes oplysninger om afsender eller afhentningsadresse.
- Denne adresse anvendes som afsender på forsendelsen. Når din adresse er konfigureret i 'Manage Account', vil den automatisk være forudfyldt.
1.2 Receiver
- Her indtastes oplysninger om modtager eller leveringsadresse.
- Hvis du bruger en adressebog, kan du indtaste de første bogstaver i en adresse fra adressebogen i feltet 'Address Book'. Du får derefter mulighed for at vælge adressen, og dataene udfyldes automatisk.
- Under contact person indtastes modtagerens kontaktoplysninger. Disse er især vigtige (og nogle gange obligatoriske) ved ekspresforsendelser, hvor transportøren kræver navn, telefonnummer og/eller e-mailadresse til leveringskommunikation.
Hvis du vil sende forsendelsen til et afhentningssted, kan du vælge en lokation i denne sektion. Udfyld først modtagerens oplysninger og klik derefter på 'Select pickup point', hvorefter kortet med lokationer indlæses.
Vælg en lokation og klik på 'Add Pickup point'. Adressen på den valgte lokation udfyldes automatisk som modtageradresse, og forbrugerens oplysninger overføres automatisk til Invoice-adressen.
1.3 Invoice and Third Party
- Du har også mulighed for at tilføje en faktureringsadresse (INVC, invoice) eller oplysninger om en tredjepart (3PTY, 3rd party). Under sektionen Invoice kan du indtaste oplysninger om den person, der skal faktureres for varerne. Dette er eksempelvis relevant ved dropshipments, hvor en grossist (afsender) sender varer direkte på vegne af kunden (invoice) til slutkunden (receiver). Vælg INVC eller 3PTY og klik på add address. En ny fane vises, som du skal udfylde.
2 Packages
2.1 Packages
Før du kan foretage en booking, skal du udfylde antal pakker. Når din konto er konfigureret via Manage Account, vil én pakke som standard allerede være forudfyldt. Ikonerne ved siden af pakkelinjerne kan bruges til at redigere eller slette dem.
Brug knappen Add Package for at tilføje en pakke.
2.2 Delivery Note
Oplysninger om følgeseddel er valgfrie og kan anvendes til papirløse faktureringsprocesser uden for EU, hvor fragtoplysninger skal videregives til toldmyndighederne via transportøren. Disse oplysninger kan registreres via en eller flere følgeseddellinjer.
Disse oplysninger er meget vigtige for transporten og bør indtastes i tæt dialog med transportøren. Transsmart påtager sig intet ansvar for korrektheden af de indtastede data.
Klik på add information for at tilføje en ny linje.
2.3 Dangerous Goods
Hvis du sender farligt gods, kan du bruge sektionen Dangerous Goods til at registrere data for ADR-produkter. Du kan tilføje flere produkter til én pakke, så transportøren præcist ved, hvilke farlige stoffer der er i hvilken pakke og i hvilke mængder.
Disse oplysninger er yderst kritiske for transport af farlige stoffer og skal indtastes i tæt dialog med transportøren. Transsmart påtager sig intet ansvar for korrektheden af de indtastede data.
Ved at klikke på add information kan du tilføje en eller flere linjer. Du kan vælge, om oplysningerne skal tilføjes på forsendelsesniveau eller pakkeniveau.
3 Shipping
3.1 General
I denne sektion indtastes de generelle forsendelsesdata baseret på konfiguration og/eller ønskede detaljer.
| Felt | Betydning |
| Reference | Din unikke reference for forsendelsen. |
| Booking Profile | Når du har konfigureret Manage Account, vil der være forudindstillede bookingprofiler at vælge imellem. Standardprofilen er forudfyldt. |
| Run Carrier Selection | Hvis transportpriser er indtastet i Transsmart, kan knappen run carrier selection bruges til at se, hvilke transportservices der er tilgængelige for den indtastede forsendelse og til hvilken pris. På baggrund heraf vælger du transportservice. Ved at klikke på select kan du ændre dit valg af transportør og/eller serviceniveau (tid/andet). |
| Carrier | Den transportør, som du vil sende forsendelsen med. Standardvalget er forudfyldt. |
| Service Level Time | Det ønskede serviceniveau hos transportøren. Standardvalget er forudfyldt. |
| Service Level Time Other | Vælg yderligere serviceniveau hos transportøren, hvis tilgængeligt og ønsket (f.eks. ADR, lørdagslevering, efterkrav). Standardvalget er forudfyldt. |
| Pick-Up Date | Den ønskede afhentningsdato.* Standard er dags dato. |
| Pick-Up Time From/To | Det ønskede afhentningstidspunkt fra/til.* |
| Cost Center | Det omkostningscenter, du vil bogføre på. |
| Incoterm | Incoterms angiver den præcise fordeling af forpligtelser mellem sælger og køber i (internationale) transportaftaler. Dette er aftalt i din transportkontrakt. |
| Payment terms | Her kan du tilføje betalingsbetingelser, som tilsidesætter Incoterms. |
| Mail Type | Her kan du angive, hvilke e-mailnotifikationer der kan sendes til modtageren, hvis det er konfigureret for dig. Standardvalget er forudfyldt. |
| Language | Her kan du angive sprogkoden for modtageren. Baseret på dette sprog sendes track-and-trace e-mailen.* |
| Instruction | Instruktioner til transportøren.* |
* Bemærk! Ikke alle transportører anvender disse oplysninger.
3.2 Shipping Information
I denne sektion kan der angives flere detaljer om forsendelsen.
Shipping Details
| Shipment Value | Værdien af forsendelsens indhold. |
| Shipment Weight | Vægten af forsendelsens indhold. |
| Shipment Weight Calculated | Den beregnede vægt af forsendelsens indhold. |
| Load Meters | Ladmeter for forsendelsen. |
| Load Meters Calculated | De beregnede ladmeter for forsendelsen. |
| Shipment Value | Værdien af forsendelsens indhold. |
| Service Type | Angiver om det drejer sig om en dokumentforsendelse. |
| Description | Beskrivelse af forsendelsens indhold. |
* Bemærk! Ikke alle transportører anvender disse oplysninger.
Monetary Values
Her kan du tilføje pengebeløb på forsendelses- eller kolliniveau. De kan specificeres som vareværdi, toldværdi, forsikring, efterkrav, fragt, skatter, afgifter eller spotpris og angives med beløb og valuta.
Additional Reference
Hver forsendelse kan forsynes med en eller flere yderligere referencer. Disse referencer findes i sektionen Shipping Information i højre side. Efter aftale med Transsmart kan disse referencer printes på labelen og/eller anvendes i e-mailnotifikationen.
4. Action buttons
Du er nu færdig med at indtaste forsendelsesdata og kan bruge følgende handlingsknapper:
- Save as Concept: gem forsendelsen for at fortsætte senere. Forsendelsen sendes ikke til transportøren og vil være synlig i dashboardet med status NONE.
- Book: forsendelsen registreres i Transsmart-platformen. Status ændres til NEW eller BOOK. For nogle transportører sendes afhentningsanmodningen også nu.
- Book & print: forsendelsen bookes hos transportøren, og labelen printes automatisk. Status ændres til LABL.
- Cancel: hvis du ikke ønsker at booke eller gemme forsendelsen, vælg Cancel. Forsendelsen oprettes ikke.